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浅谈在档案管理中的几点体会 各位领导、老师： 在学校档案馆领导和同志们的关心指导下，研究生院2001年底，把2000年底以前的文书档案、学籍档案整理立卷向档案馆进行了移交归档，共5472卷件，其中文书档案784卷件，学籍档案4688卷。现在把我做档案工作的几点体会向大家作汇报。 热爱档案工作，是做好档案工作的前提。 研究生院的档案信息量大、种类繁多，既有学籍档案又有文书档案，每年毕业的硕士及博士档案，加上在职人员申请学位的档案有几千卷，文书档案除了各办公室的收发文、管理规定等日常文书，还包括上千卷的遴选博士生导师、学科评审、学籍异动等档案。 我院原来有一位专职的档案管理员，长年从事此项工作，1999年学校进行机构调整，改革后各单位都精兵简政，研究生院的档案工作改为由我兼职管理。我在单位主要负责研究生教育管理各个环节的信息系统建设维护、研究生院网站建设及管理、学位信息处理工作站的部分工作、毕业生办理出国及综合办的其他事宜。研究生管理有其复杂性和零散性，网络管理及系统建设占用了大部分时间，如何挤出时间把档案工作组织好，困扰了我好久。我通过学习一些档案方面的知识，认识到研究生院的这些文书档案和学籍档案是一种重要的信息资源，它是我校研究生管理工作，学生培养的真实记录，反映了我校研究生工作的历史，对今后我校研究生工作的发展和重大问题的处理及研究生个人活动起着重要的凭证作用和参考作用。我校创建世界一流大学，我们也要有一流的档案管理，我能在档案工作中发挥作用，也体现了自己的价值，从而也喜欢热爱上了档案工作。决心在做好负责研究生教育管理各个环节信息维护等各项工作外，决心克服困难做好我院的档案工作。 二， 探索先进的档案管理方式是做好档案工作的重要途径。档案信息具有原始性、真实性、实效性、及时性等特点，又具有一般信息具有的可压缩性、可传输性、可扩散性、可分享性等共性，如何有效地收集、加工、存储、发布、利用，是每一个档案员的职责，我理解档案员的工作并不是简单的收集、装订、汇总、上交等事务性工作，而是档案管理人员，能够熟练地掌握专业知识和工作技能，有独立完成工作的能力，工作细心耐心积极主动，具有判断力，能鉴别有价值的文件，因此，不仅要能完成档案管理中的各项任务，还要不断探索和运用更加合理、规范的科学方法进行管理，使档案工作更加有序、有效，建立并完善档案管理的工作方法和操作方案，把管理的理念深透到日常工作中。我通过实践中摸索，并在大家的共同努力下制定了一个解决档案管理的方案，院领导为此专门开办公会讨论并一致通过。我将这种管理方式分为：1. 基层收集：即每个人都可以到我这里领装档案的盒子，日常工作中，遇到需要归档的材料，随时放在这个专用的盒子里，档案信息从谁手里产生，就放入谁的盒子里，既可以杜绝重要资料用后随手放，需归档时找不到的现象，也符合信息采集的原则。2. 分清责任，即每个办公室指定一名老师负责本办公室档案材料的审核、收集、整理、归类、录入系统等。因为数据在计算机中存储是无序的，因此，既使各办公室之间的案卷号有交叉，也不妨碍日后的检索及使用。各办公室负责老师审核后再统一交到我这里，我再将组织好的档案上交学校档案馆。3. 集中处理。学籍档案量大，每年毕业生有2000多人，形成时间相对较集中，只靠一两个人整理需要很长时间，因此，每年到整理学籍档案时，我们都请几个勤工助学的学生一起做，为了保证质量，聘请有经验的老同志或档案馆的老师做指导。这样就从管理上保证了档案工作的规范、有序进行。 三 计算机管理档案，是实现档案规范化、提高工作效率的重要手段。去年，学校档案馆开始实行计算机管理档案，对每个基层单位的档案管理员培训。我们回来也给每个办公室装了一套软件并讲解使用方法，他们可以随时将手中的资料录入计算机中。原来需要手写的案卷封面、案卷目录，现在一次录入就可以打印出案卷封面、案卷目录。既减轻了工作强度，提高了工作效率，又美观整齐规范，方便了档案的查询，增强了档案管理的标准化规范化。 随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案工作人员的要求也越来越高，已经不能只局限于古老的收集、整理、归档中，它需要档案工作者不仅要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐，因此，档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段管理档案。这样档案工作的地位和影响也就可以相应地得到提高的推广。 四 领导重视是档案工作顺畅进行的保证 多年来，我院档案工作得到了院各届领导的重视和全院职工的支持和协助，在人力、物力、资金、时间方面都给予很大的投入和支持。院里人手紧，任务重，就聘请退休有经验的老同志或学生协助，做不完就加班，不合格就重来，使档案管理工作能够保质保量地送到学校档案馆。 院领导们专门开会讨论档案管理办法，增强大家