会务工作手册——分工。细化。学会术.docVIP

2012中国·资阳妇科肿瘤与不孕不育超微创诊疗技术学术交流会 各部门职责 为了使本次学术交流会顺利召开，不出现差错以及确保活动责任落实到位，现制定活动期间各部门职责，制定组长为集体事项负责人。 总指挥 廖总 相关手续报批，包括向慈善总会、人口计生委报此次学术会 政府关系、职能部门领导的邀请（市政府领导参会、卫生局领导、慈善总会领导等相关领导） 陪同原卫生部副部长孙隆椿、夏恩兰教授等专家 常务组 组长：邓宇 负责本次学术交流会的各项日常事务，即时处理可能发生的各种情况 活动前一周（10月10日）负责组织召开院内沟通、动员大会，通知、培训好导医、医生等。尤其要注意10月21日医院授牌仪式以及参观医院配合工作。 监督医院工作人员着装整齐，符合职业要求。 委派护士6人，会议当天礼仪接待。 夏恩兰、陈捷来院手术安排与协调。 10月21日接待专家莅临医院参观并安排院内专家与国内各位专家进行交流。 宣传组 组长：刘杰 负责活动宣传以及学术交流会场布置、医院授牌仪式院内布置。 负责本次活动的各项宣传准备工作及各类宣传文稿、各类有关领导讲话稿、主持稿、纪念品准备等 负责邀请各媒体记者前来采访报道，跟踪报道活动进程。 安排咨询室、市场部同事做好关于此次会议介绍工作。 联系广告公司安排影视人员跟拍。 后勤组 组长：杨文南 活动期间，后勤组要协助各部门，保障各项工作的正常开展。 提前购买会议水果、饮料、香烟、会议桌鲜花等、医院水电保障，安全保卫等。 外联组 市场部全体 安排市场部同志通知市、县医院医生、转诊医生前来听课。 统计前来听课医生名单、电话等信息。（10月10日前完成） 启动仪式现场、学术会现场全程协助。 手术保障组 组长：赵宇 手术病人预约，分病种，主要为不孕、肌瘤等，要求难度要一般，病种要多，要囊括多方面的，尤其是妇科肿瘤，每日汇报，并报于常务组，便于大会日程安排，并提前准备好病历，便于专家术前会诊，10月10日、18日两次确定，所有愿意手术演示病人，提前签定专家手术知情同意书。 公关接待组：院办公室、护理部、客服部 负责邮寄各类邀请函。 负责车辆安排，院内车辆安排接专家。 负责专家的机票报销、回程机票预订、回程机票日期向常务组和负责接待人员确认。 负责会议费用的报销；专家出场费由财务统计，财务发放。 负责食宿地点的安排。 负责10月20日晚餐、10月21日午餐、10月21日晚餐（专家和领导）；10月21日晚参会医生用餐。 联系并安排合影，负责第一排的座位，按照领导、专家级别提前在座位上贴好名字。 负责会场布置及会场相关工作的协调、衔接。 会场接待、服务人员的培训，现场督导。 负责起草会务须知、大会议程、代表证（会务资料全部装袋） 专家胸花、主席台、专家坐次，会场效果。 负责所有来宾的食宿安排及招待宴会。 专家来院行程安排 【10月20日接机及安排】 1、时间： 2、接机后，统一送往酒店 3、根据到院时间，晚上安排晚餐（酒店，13人桌），为专家接风洗尘 晚餐出席人员：廖总、邓宇、赵宇、贾桂清、张印 4、晚餐后：征求专家意见，由邓院长、贾桂清、张印陪同负责对专家进行公关，商量谁来手术的问题与明天采访的事。 目的为了加深感情，并针对“医院特聘专家”等合作事宜。 结束后，送专家回酒店休息 【10月21日安排】 7：40 安排专家用早餐（酒店） 8：00 安排专车到酒店接专家至医院 8：30 启动仪式开始 10：30 参观医院并与医院员工合影 10：50 分别安排交流、坐诊、采访 12：00 中餐（酒店） 12：40 送专家回宾馆休息 14：00 学术交流会 中国宫腔镜之母夏恩兰教授 中国输卵管镜第一人陈捷教授 资阳妇产医院专家 赵宇主任 18：30 晚宴（待定） 活动准备工作 活动安排之一：20日机场迎接专家 时间：****** 接机人员：廖总、邓院长、企划部人员（1人）（拍照）、共6人。预计专家7人。医院救护车1辆、轿车2辆。 1、接机后：送往格林博雅饭店 2、酒店安排欢迎展板或条幅： 热烈欢迎孙隆椿副部长及各位领导、专家莅临资阳 3、进入酒店安排领导休息，随后派人送饮料、水果 （饮料、水果、会议纪念品，买一些本地土特产由后勤部负责，于18日前到位） 晚餐：专家行程安排 活动安排之二：医院内外布置（于10月20日前完成） 【医院外景布置】 1、彩旗：安排在医院楼上 2、条幅：6条 3、拱门：1个 4、花篮：门口两边各5个，共10个 5、红色地毯：从医院外直通大厅。 【医院内布置】 横幅：一楼大门悬挂 1条 医院卫生大扫除（杨主任通知保洁阿姨） 院内锦旗、照片重