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如何做好电子文件归档工作 　　【摘要】电子文件是信息社会中信息记录的主要形式。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 　　【关键词】电子文件 归档 　　办公自动化后的电子文件数量十分巨大，需要加以科学管理、科学归档，才便于利用。云南白药集团股份有限公司自2000年起开发、运用ERP系统（企业资源计划管理系统）、Oracle系统，涵盖了公司计划、采购、库存、生成、销售、财务等重要部门，自动生成的文档和系统产生的数据都应该纳入归档范围，为了尽快避免电子文档的流失，档案部门应积极要做好电子文件管理工作及电子文件归档工作。 　　首先，必须充分了解电子文件的种类及电子文件的划分标准，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，争取将电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。以载体为划分标准，可以把电子文件划分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。为适应不同的需求，可以通过一定的设备和技术，将这一载体上的文件移植到另一载体上。以用途来分，可以把电子文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据文件的文件，数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合。程序文件又有系统软件和应用软件之分。以“不同属性”为划分标准，数据库文件又有FOXBASE（动态数据基地）数据库、FOXPRO（“京通”软件应用）数据库等，而无论数据库文件还是非数据库文件，又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文件带有一定的格式，超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件，纯文本文件是不带格式的文本文件。以“数据库的表现形式”为划分标准，它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。 　　第二，建立完善的数字化档案工作规范。根据国家相关规定制定本企业的相关标准和制度，例如文档一体化工作制度、电子文件归档制度、电子档案鉴定制度以及电子档案备份制度等，以保障数字档案馆建设、安全有序地展开。在电子文件收集环节，企业档案部门应制定文件收集整理方法、方式，对企业各下属职能部门，生产部门的基层档案管理员进行定期指导、培训，在电子文件产生时经鉴定保管期限后，向档案部门进行逻辑归档，按期完成物理归档。档案部门应建立电子档案设备与信息安全管理体系，注意逻辑与物理存储管理问题，防止信息丢失或被非法更改，保证数字档案的可读性和可利用性。 　　企业内的电子文件分类，也可参照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分，把企业中的全部电子文件划分为十个大类，借鉴纸质文件分类方案细分电子文件。电子文件的检索工具应遵循方便利用和便于文件保密的原则。电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度。对于企业内一部分机密文件，一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断发展，进入网络中的任何文件都难以做到绝对保密。所以，对于企业的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。 　　第三，加强档案数据库建设。随着社会经济的发展，企业信息化已经成为企业管理的主流，信息化是档案工作发展的重要的、必然的发展方向。档案部门应积极加强数字化档案信息资源库建设，积极推进室藏档案数字化进程，为数字档案馆建设提供信息储备。有了数字化的信息资源还不够，还必须建立与之匹配的档案信息数据库。就目前本公司建设档案信息数据库有两个途径：一方面来源于室藏档案，另一方面对现行产生的电子文件进行收集、整理，转化为数字档案。电子文件在归到档案室之前，应首先区分文件价值，在本单位制作的所有电子文件中，只有那些对本单位工作有查考利用价值或其它保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来，其余的电子文件就可以在机内删除。其次是区别电子文件的真伪问题，电子文件制发单位可在机内输入隐形条码，使之与伪造或复制件相区别。第三是对电子文件的完整性进行鉴定，主要包括电子文件的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号，确定文件的保管期限，打印出文件移交目录，以便办理文件移交手续。电子文件的归档方式，有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收置换工作，然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件，并将文件管理权向档案部门移交。重要文件应拷贝出光盘备存。 　　第四，实现档案管理信息系统与办公自动化应用系统（OA）的无缝对接。目前本公司相继采用了ERP系统（企业资源计划管理系统）