档案信息化建设的研究综述.docVIP

档案信息化建设的研究综述 [关键词]档案管理；信息化建设；标准和规范 一、档案信息化的内涵及意义 积极推进档案信息化管理，具有重要的现实意义。 （一）为档案管理者提供了便利。建立档案信息化系统后，电脑代替人脑，有效地实现对档案信息资源统一有序的管理。 （二）为档案利用拓宽了空间。只需通过身份认证，在网络上就能查到档案信息资料，方便了使用者。 （三）提高了社会档案意识。档案信息化能够提高档案的社会开放与利用程度，强化社会服务功能，从而使人们体验信息化的便利和社会档案的重要性，扩大档案利用率，提高全社会的档案意识。 二、信息化和档案信息化建设应遵循的原则 （一）规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范原则，制定相应的标准、规范和法规。 （二）应遵循安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。 （三）应遵循效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。 （四）应遵循文档一体化的原则。文档一体化是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。 （五）应遵循归档双轨制的原则 归档双轨制是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。 三、档案信息化建设的主要内容 加快档案信息化建设要做好以下几方面的工作： （一）加强领导，提高认识。要拓宽各级领导的知识领域，在提高领导信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构以适应信息化建设的需要。加大投入，增配软、硬件设施。 （二）引进和培养信息化建设人才。要培养和造就一大批具有档案、图书、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面才能的数字化档案管理人才。这要求我们调整档案管理人员结构和知识结构，培养一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修，从而保障各种专业设施的正常运行。 （三）要正确处理传统与现代化的关系，正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。 四、档案信息化建设存在的不足 （一）信息化建设不平衡。对档案信息化建设的认识程度不一样，重视该项工作，能取得较大进步。但有些企业忽视这项工作，档案信息化建设滞后。另外，在开展档案信息化建设的企业中，也由于资金、技术、人员等的差异，信息化建设规模存在不一致的情况。 （二）缺乏资金技术支持。从整体上看，企业对档案信息化的认识不足，基础工作没有落实到位，档案信息化建设程度低。一些企业资金匮乏，专业人才较少，不愿意在这方面增加相应的投入，研究工作不到位，数字化信息资源少，影响档案信息化建设水平的提高。 （三）规划与管理不到位。对档案信息化建设缺乏相应的规划，没有明确信息化建设的目的，在制度、资金、人员等方面没有做出合理的安排，相关的投入不足。另外，缺乏健全完善的管理制度，管理措施不到位，管理人员的水平较低，影响档案信息化建设。 （四）由于缺乏统一的档案管理标准和规范。1.计算机系统中，对档案信息化管理软件的开发工作缺乏方向性和全局规划性。2.档案部门内部所购买和配置的计算机型号各不相同，且设备的档次和功能参差不齐，使得档案管理中所需要的硬件环境无法形成统一。3.相关部门对档案信息资源的分类标准、编码标准等没有进行规范和统一。 五、解决对策 （一）健全相关的规章制度。通过完善规章制度，更好地规范和约束电子档案管理各项工作，防止出现混乱的局面。企业需要考虑自身实际情况，制定规章制度，包括电子档案搜集制度、集中管理制度、归档制度、查询和借阅制度，更好地约束和规范各项工作。 （二）加强信息化基础工作。基础性工作也是不可忽视的，做好这些工作有利于推动信息化建设的顺利进行。具体内容包括加强网络信息服务平台建设，完善数据库建设，将档案信息化建设与办公自动化连接起来，加强管理和维护人员队伍建设，为提高档案信息化建设水平提供保障。 （三）重视信息资源的开发。档案信息化建设应该与企业经济信息需求、企业技术发展相协