6-CLP文件控20070604-史东莉.docVIP

KDEP Project Document Project: Castle Peak ‘B’ Emission Control Project Client CN PO4500387588 PO4500387591 Client.Ref.No.: CPBEC-FGD-KDEP-KDEP-Z-nnnn Pages 30 KDEP CN KH0703X-TS012 KDEP.Ref.No.: CLP项目文件控制管理规定 A/0 Rev. Date Modifications Changed Checked Reviewed Approved Approved Checked Prepared 2 June, 2007 Zhu Mei, Zhang Chengwu First issue Date Name Signature Copy to: 目 录 1.目的 1 2.范围 1 2.1 设计类文件 1 2.2 管理类文件 1 3.职责 1 4．控制流程 2 4.1 设计成品控制流程 2 4.2 文件传递单控制流程 2 4.3 外来资料控制流程 3 4.4 提资单控制流程 3 4.5 DCN、Deviation、采购变更申请单控制流程 3 4.6 校审单及成品的出版和归档、分发控制流程 4 4.7 管理类文件的控制流程 5 5．文件控制流程图 5 6. 公函和文件的分类编号规则 13 6.1 编号系统分类 13 6.2 通用规定 13 6.3 编号方法 13 6.3.1公文编号规则 13 6.3.2 文件编号规则 14 6.3.3 记录的编号规则 15 7．文件及公文格式 15 8．相关文件 16 9．记 录 16 附件一： 17 附件二： 22 1. 目的 为了CLP项目的中的文件、公文与记录的有效管理，确保本项目的公文处理工作规范化、制度化、科学化 本管理规定适用于与本项目有关的所有网络办公信息及下列文件类型的控制与管理，且适用于与本项目有关的所有分包方。 设计类文件 设计成品(计算数、规范书、图纸) 外来资料（CLP/SWAI、厂家、AP、BW、comments） 传递单 提资单 校审单 DCN、Deviation、采购申请单 管理类文件 公函 传真 纪要 报告 合同 管理体系文件 3. 职责 技术类文件管理员（许芳静）负责成品、外来资料、传递单； 技术类文件管理员(黄莹)负责提资单、DCN、Deviation、采购变更申请单、校审单及成品的出版和归档； 管理类文件管理员（史东莉）负责管理类文件、设计成品发送； 项目文秘（耿文静）协助上述两类文件的管理； 项目文秘(李传、熊俊)协助文件管理员办理成品及文件的出版、分发等工作； 项目经理（或其授权人）负责所有文件的批准。 4．控制流程 4.1 设计成品控制流程 列表确定拟出版的成品清册，包括计算数、规范书、图纸，清册详单所列应精确到每张图（详见“设计成品文件控制表”）； 成品清册列表中包括对相关各方（BW、CLP、AP/BD）的计划发出时间、实际发出时间、comments要求的返回时间、实际返回时间、传递单号等项内容。出第一项的“计划发出时间”由计划工程师事先确定，其余各项均由技术类文件管理员（许芳静）根据实际发生的情况，及时更新、填写； 技术类文件管理员（许芳静）在将成品登记到“设计成品文件控制表”之前，应核对成品的文件名称、文件编号、版本号是否与计划一致，并确定成品的各级校审签字、会签签字是否完备； 在收到成品底图的同时，应检查是设计人员是否同时提交了“校审单”，否则拒收该册成品，并向分管项目副经理汇报，由其出面协调。校审单交技术类文件管理员（黄莹）归档； 根据成品的阶段、用途和性质，在底图上盖上相应的图章； 经确认符合要求的成品底图，交技术类文件管理员（黄莹）、管理类文件管理员（史东莉）出版、归档、分发； 电子版成品由技术类文件管理员（许芳静）经专用邮箱，发给相关单位和人员。 4.2 文件传递单控制流程 每次发送出去的成品文件，均应随箱附一份“文件传递单”； 传递单的内容至少应包括传递单号、发送日期、文件名列表、文件编号列表、版本号列表； 如需要有对方comments的，应注明要求comments返回的时间； 传递单上应有对方确认收到文件的签字栏； 上述内容应记录、填写到“设计成品文件控制表”中； 经项目经理签署后的传递单，应扫描并与电子版成品一起打包，由技术类文件管理员（许芳静）发给相关方； 对方在收到成品文件后，应在传递单接收栏中签字，并传真回KDEP，由技术类文件管理员（许芳静）保存归档； 应有一份传递单