档案管理制度211-3-25.docVIP

档案管理制度 总 则 依据《中华人民共和国档案法》和《建筑安装工程资料管理规程》的有关规定，并结合吉林省钜城地产投资有限公司（以下简称：公司）实际情况，特制定本制度。 公司档案是公司从事房地产开发、经营与管理活动中形成的全部历史记录，包括有保存价值的各种文字记录、图纸、图表、声像以及实物等。 公司档案管理工作是同公司各项经营活动密切相关的，是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益的一项工作。因此，公司各级领导必须重视和加强档案管理工作，任何部门和个人不得私自保存应归档的文件资料。 档案管理原则 公司档案坚持集中统一管理的原则，公司所有档案由行政部负责统一归档管理（财务档案除外），确因工作需要，经有关领导批准后，各部门可留存复印件。 档案管理人员要坚持原则，钻研业务，并为公司保守秘密。 档案的范围 公司档案范围： （一）、公司设立、变更、登记等方面的资料； （二）、公司股东会、董事会、监事会形成的资料； （三）、公司经营管理、生产技术管理方面的资料。包括但不限于： 1、公司内部规章制度、管理办法； 2、公司在项目立项、手续办理、规划设计、招标采购、工程建 设、竣工验收、市场营销、设备维保等阶段性或专项工作中形成的资料图纸、规程标准、检验记录、研究决议、签批记录、会议记要等； 3、公司与合作单位的合同、协议、往来文件、信函、传真，律 师意见及建议； 4、公司各阶段或各专项工作中，获得的政府主管部门的批复、 批件、证书或有关领导的批示、指示等； 5、公司外来文件，包括：收文、法律、法规、国家标准与行业 标准等； 6、公司大事记、年度工作总结等。 （四）、公司财务管理方面的资料；（注：公司财务档案管理办法另行规定） （五）、公司人事管理方面的资料；（注：公司人事档案管理办法另行规定） （六）、其他具有利用和保存价值的资料。 档案的建档管理 文件档案管理 （一）、各部门要指定专人管理档案，经办人员办理完毕的档案应及时移交行政办公室归档，归档文件资料必须是原始文件资料。字迹要清晰，要用黑、蓝色墨水书写或打印，图面整洁不褪色，各种会签手续齐全。 （二）、图纸归档要求折叠为统一的幅面，统一幅面为：图纸A4幅面，琴式折叠，标题露在外面。 （一）、档案文件应在办理完毕后及时归档。有关建设工程方面图纸及技术资料，应在工程项目竣工后一个月内将全部图纸、技术资料移交行政办公室归档。 （二）、档案资料一般归档一份，根据使用频繁程度可适当增加份数。 档案的保管期限及保密级别 档案保管期限分为：永久、长期、短期三种，长期为年，短期为年档案档案档案档案档案编号档案档案档案以一案一号为原则自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件的左上角；左方装订者则填写于右上角每一档夹封面内页应设“表”，案件归档时依序编号登，并以每一案一个“”为原则。 档案的销毁 对超过保存期限的档案，管理人员应登记造册，填写《档案资料销毁审批表》《档案资料销毁审批表》 公司项目结束或者公司终止、解散时，档案应移交控股股东或当地国家档案馆。 上级主管部门对公司档案管理另有规定和要求的，从其规定和要求。 本制度未尽事宜，由公司行政部负责解释。 本制度经批准后执 　 文件编号 　 文件总页数 　 归档编号 　 保管期限 　 归档时间 　 送交人 　 接收人 　 说明: 附件二 档案借阅审批单 年 月 日 借阅部门 申请借阅人 提供人 档案资料名称及编号 借阅事由 借阅期限 方式 □查阅 □借出 □复制 □扫描 □其它 部门负责人意见 总经理/副总经理审批 档案借阅审批单 年 月 日 借阅部门 申请借阅人 提供人 档案资料名称及编号 借阅事由 借阅期限 方式 □查阅 □借出 □复制 □扫描 □其它 部门负责人意见 总经理/副总经理审批 附件三 档案借阅登记表 借阅日期 借阅部门 批准人 借阅档案名称 档案编号 页数 借阅人 归还日期 归还情况 收档人 备注