主讲王英彦.pptVIP

主讲：王英彦 在日常的办公过程中，我们有时需要制作出大量信函、信封或者是工资条等数据量比较大的文档。借助Word提供的 “邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。 一、什么是“邮件合并” 指在主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成所需的文档，大大提高工作效率。 二、什么时候使用“邮件合并” ① 需要制作的数量比较大。 ② 文档内容分为固定不变的内容和变化的内容。 比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 知识点： 含有标题行的数据记录表：通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。 邮件合并案例 案例： 制作明星跳水入场证 最终效果图（如右图） 素材 明星信息表.xls 、照片 步骤 过程1、准备好数据源  邮件合并的三个基本过程 明星信息表.xls 、照片 注意：照片大小保存一致。 过程2、建立主文档 步骤： 1．在页面中绘制一个与页面大小一致的2X2的表格。 2．选中表格——右击选择“平均分布各行”“平均分布各列”，使单元格的大小一致。在第一个单元格中绘制如右图所示的框架信息。 邮件合并的三个基本过程 过程3、把数据源合并到主文档中 ，批量生成入场证。 操作步骤： 第1步，打开Word2010文档窗口，切换到“邮件”选项。在下方工具栏中单击“开始邮件合并”按钮，并在打开的菜单中选择“信函”命令，如下图所示。 邮件合并的三个基本过程 第2步，单击邮件合并工具栏上的“选择收件人”按钮，选择“使用现有列表”，然后选择案例所准备的数据表“明星信息表.xls”,并单击“打开”，然后选择信息所在的工作表“sheet1”,单击“确定”按钮。 过程3、把数据源合并到主文档中 ，批量生成入场证。 第3步，将光标定位到需插入和并域的位置（如跳水号处），单击“邮件”合并工具栏上的“插入合并域”按钮，选择需要插入的合并域（跳水号后为序号），完成一个合并域的插入。重复上述操作，完成所有合并域的插入。 过程3、把数据源合并到主文档中 ，批量生成入场证。 第4步，插入照片。 （1）插入域代码：光标置于照片区域，单击“插入——文档部分——域”，在弹出的“域”对话框中域名中选择“IncludePicture”,在右侧域属性的“文件名或URL”中输入文件名。（此名可任意选取） 过程3、把数据源合并到主文档中 ，批量生成入场证。 (2)插入合并域：选中刚插入的图片，按Alt+F9,切换成源代码方式，将上一步随意输入的图片文件名“1”,用邮件插入合并域功能替换为“序号”，并在其后加照片的扩展名“.JPG”，再按Alt+F9,切换成图片方式，保持到照片所在的文件夹，然后选中整个文档，按F9，刷出第一张照片。 重复（1）(2)操作步骤在其他三个单元格中插入图片 过程3、把数据源合并到主文档中 ，批量生成入场证。 第5步，生成主文档： 鼠标定位到《组别》域后，单击 “邮件——（编写和插入域）规则——下一记录” 。 将第一张入场证复制、粘贴到其他三个单元格，并将最后一张入场证的“下一记录”删除。 过程3、把数据源合并到主文档中 ，批量生成入场证。 第6步，完成合并。 单击邮件工具栏上的“完成合并”，选择“编辑单个文档” 。在“合并到新文档”对话框中选择“全部”，然后“确定”。生成所有明星的入场证信息文档，但照片是第一位明星的照片，需要对照片进行刷新。全选整个文档，按F9，即完成刷新，实现最终效果,保存即可。 过程3、把数据源合并到主文档中 ，批量生成入场证。