第二章 秘书的基本职能.ppt

第二章 秘书的基本职能 第一节 参谋咨询 一、秘书参谋咨询的职能基础 1.秘书的职能地位和参谋咨询 秘书是领导者的助手,熟悉领导者的权责范围、工作内容、工作习惯、思想脉络和不同时期的工作重点,以及组织内外的各种关系，了解各种工作渠道和来自各方面的信息,对上级领导机关的政策、指令和有关意图，以及下级各层次的具体情况都比较了解。 2.领导者的信任程度与秘书的参谋咨询。 (1)秘书的自身素质:从全局出发，为着组织整体利益，及时提出解决问题的谋略,具有忠诚踏实的品格。 (2)领导人的素质:具有民主管理思想，能够容言纳谏，善于以人之长补己之短，乐于帮助和培养下级。 (3)组织气候的影响:团体意识强，领导班子团结一致，组织上下关系和谐，全体组织成员思想和行为协调统一。 3.群众的理解和支持与秘书的参谋咨询。 深入群众，了解实际，在群众中吸取丰富的营养，在领导和群众之间做好沟通的桥梁和联系的纽带，随时向领导反映群众正确意见、建议和要求。 4.信息沟通网络与秘书的参谋咨询。 组织对内对外信息沟通网络结构合理，运转效率高，秘书掌握的信息就全面、及时、准确，以此为依据，提出参谋建议或进行咨询 二、秘书参谋咨询的特点 1.随机性。秘书与领导人彼此熟悉，相互了解，有共同的实践基础，不必按照固定的程序和方式提出建议和意见。（枕头风、车内风、杯边风、桌边风） 2.依附性。秘书的参谋咨询职能是以领导的信任程度为重要基础的，因此，具有一定的依附性。 3.多样性和权变性。根据情况，权宜应变，采取多种方法和手段，提出参谋建议。 三、秘书参谋咨询的方法 1.预测性参谋咨询：根据信息资料，把握事物发展的客观规律，对组织发展未来的状况加以描述并提出相应的策略供领导人参考。 2.跟踪性参谋咨询：在计划实施的各环节、步骤中，追踪发现问题，分析问题，进行参谋咨询。 3.进谏性参谋咨询：就组织管理中存在的某些问题，向领导人提出规劝或建议，或者提出问题，引起领导人重视后，再提供咨询。 4.提供资料性参谋咨询：提供资料性参谋建议，让领导人根据大理准确的信息资料，修改错误或对正确的计划早下决断。 第二节 辅佐决策 一、秘书辅佐决策的职能基础 1.秘书为决策提供有效的依据 掌管文件材料，为决策提供政策依据；深入基层，为决策提供群众可受性信息依据；在各职能部门间起到沟通协调作用，为决策提供各职能系统综合信息依据；是组织对外联系的窗口，便于为决策提供环境变化状态依据；组织会议事务，便于为决策提供群体意识依据等等。 2.秘书加速决策实施的进程。 秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。 3.秘书促进决策的优化。 二、秘书辅佐决策的特点 1.全面系统和随机辅佐相结合。 全面体统：追踪决策目标实现全过程。 随机辅佐：在日常生活中发现问题，随机协助领导人分析、解决问题。 2.决策辅佐与实施辅佐相结合。 决策辅佐：参与制定决策方案。 实施辅佐：参与实施决策方案。 3.超脱性辅佐和参与性辅佐相结合。 超脱性辅佐：超脱于决策的权力与责任的。 参与性辅佐相：参与决策形成实施的全过程。 三、秘书辅佐决策的方式 1.决策前服务式辅佐。（服务者） (1)收集有关方针、政策、法律条款和有关规章制度。 (2)收集组织内外各相关方面的信息、资料，作好信息依据准备。 (3)收集组织内外各相关方面的参谋建议和要求，作好多元的群体智能准备。 2.决策形成中协助式辅佐。（协助者） 草拟可行方案；参与对各种方案的分析，修正和完善决策方案，撰写公文，表述决策方案。 3.决策执行中协调式辅佐。（协调者） （1）协调领导和群众，上级和下级之间的关系。 （2）协调平行级之间，不同部门之间的关系。 （3）协调组织与环境之间的关系。 4.决策效果评估中鉴诫式辅佐。（评估者） 鉴 : 观察，审察，鉴别； 诫 : 告诫，劝人警惕，引以为戒。 对照决策计划，评估实施效果，发现和总结经验教训，记录在案，引以为戒。 第三节 沟通协调 一、秘书沟通协调的职能基础 1.信息枢纽具有沟通协调的优势。 秘书部门是信息枢纽。 2.综合部门具有沟通协调的便利条件。 秘书部门是领导各职能部门的综合部门。 3.办公部门蕴藏着协调沟通的能量。 受命于领导人，办理各项工作事务，和相关方面保持密切联系，能取得各方信任和支持。 二、秘书沟通协调的特点 1.非权力支配性。 秘书没有持掌法定的支配性权力。 领导机关的权力辐射和权力惯性，成为秘书沟通协调的能量。 2.非职责限定性。 秘书的协调职能，没有确定的职责范围的限定，即其范围具有极大的伸缩性。 3.非确定地位性。 秘书履行沟通协调职能时，没有确定的地位，扮演者上级、下级、同级的角色。 4.认同疏导性。 认同疏导：强调澄清事实真相的信息依据，足以明辨是非的道理，更要有感