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外贸英语邮件写作技巧 当我们谈到外贸英语邮件的写作技巧的时候，我们一定要牢记我们的写作原则。下面我们首先从文章组织结构上浅谈一下外贸英语邮件写作技巧。这里我们推荐的是著名的3W文章组织结构即:Why do you write the letter?(第一部分)；What’s the detailed reason?(第二部分)；What do you expect your reader to do?(第三部分)。 第一部分(Why do you write the letter?)：在邮件的一开头就要目的明确、简明扼要告诉客户你写这封邮件的目的。例如：I am writing in response to a phone call I received from your company this morning 或者 Will you please send me information about your dress style no.，I am replying to your letter of April15 .这样的开头直接提出要求和询问，可以使得读信人立刻知道写信的意图，在读信的时候可以把注意力集中在问题的重点上. 第二部分（What’s the detailed reason?），在这个部分里你要把事情或者愿意的详细情况告诉对方，此部分务必做到有条理。最好能有1，2，3，这样的格式出现。例如：1，For the price , we have to say that is most competitive we can offer , considering our excellent quality . 2, For the payment , our usual way is T/T, 30%deposit 70%balance .3,As to the lead time , usually it is around 30 days for 3,000 pieces . 这样一条一条的说，既思路清晰又方便客户回复，因为有经验的客户直接就会在你的1，2，3的基础上改用其他颜色的字体进行回复了。 第三部分（What do you expect your reader to do?），在这一部分通常都是直接写客气的结束语就可以了，因为你主要的意思已经在第二部分表达过了，为了节省自己和客户的时间这一部分都很短。例如：Should you have any inquiry , please kindly feel free to let us know . 或者简洁的说Please contact us if you have inquiry . 更为直接的就是邮件系统自设的BEST REGARDS /Have a nice day . 很多外贸新手刚入职场的时候尽管已经通过了CET-4和CET-6，但是好像总找不到感觉一样，写出来的邮件要不就是过于啰嗦，要不就是词不达意，稍微好一些的虽然能表达清楚，但是在语气上又不够灵活。笔者认为，一封优秀的外贸英语邮件要注意语态、语序、时态、语气四个方面。语态上讲，英语分为主动和被动语态，主动语态更多的用在感情的表露而被动语态多用于客观事实的陈述，国外客户更习惯用被动语态来表达事情。语序上要注意的是必须符合英文的行文逻辑切忌出现CHNGLISH的表达。时态上要注意的是不要用过于复杂的时态，虽然英语的时态多达16种，但是实际上人们常用的也就6中或8中。语气是一个可大可小的问题，虽然它不会影响文字的整体意思，但是运用的恰当与否会使读邮件的人感觉亲切且舒服。为了帮助大家尽快提高，笔者特地总结了一些常见的错误和需要注意的事项供大家参考。 第一 称呼 1．客户的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.，外国客户也会将其视为尊重问题。在这里笔者温馨提示：假如你英文不好，至少你要把客户名字拼写写正确；假如你发音一般，那至少你要把客户名字念正确、最好你能对客户的公司背景家乡资料加以熟悉，这样的沟通会更流畅。笔者就曾经因为提前研究了一位德国客户资料，临时抱佛教的学了几句：Guten morgen , Guten tag. Ich liebe dich 等常用德语，结果商谈的时候额外顺利，后来才知道德意志名族有着强烈的民族自豪感，简单的几句德语问候起到了很好的沟通效果。另外，客户的头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.例如:Howard E. Wyatt, Dr Howard E. Hyatt 2.多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如:Messrs. Smith, Wyatt, and Fury.女