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九段秘书 目录 一、工作困境 二、概念 三、事例 四、人力资源经理（HR） 工作困境 1、人员更换频繁，育人成本高。 2、工作事务繁杂，执行效果差。 完成任务≠结果，执着于结果，将带来质的不同。任务只是一个执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你认为自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为没有结果。 3、管理要求增高，应无为而治。 员工的脑子中都有这样一个思想，你安排我做这件事（任务），我就做了这件事（任务），我只对任务负责，而不去对为什么有这样一个任务，做这件事（任务）要的结果是什么？ 4、自我价值要求，应按质取酬。 为什么辛苦工作老总还不满意？ 买西红柿的故事。 概念 1、什么是九段秘书？ 本质上讲就是提高执行力的思路。 事例（会议组织） 2、一段秘书 发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。 事例（会议组织） 3、二段秘书 抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。 事例（会议组织） 4、三段秘书 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 事例（会议组织） 5、四段秘书 勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会议室明天几点到几点有会议。 事例（会议组织） 6、五段秘书 细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。 事例（会议组织） 7、六段秘书 做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。 事例（会议组织） 8、七段秘书 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。 事例（会议组织） 9、八段秘书 定责任——将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。 事例（会议组织） 10、九段秘书 做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以按照这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。 事例（会议组织） 11、手册要点 （1）、标准流程说明。 （2）、标准会议议程。 （3）、标准会议通知。 （4）、标准会议需知。 （5）、标准欢迎欢迎辞、节目单、桌号牌、责任状、会议纪要等。 （6）、标准会议预算清单。 （7）、标准实物检查清单。 （8）、标准追踪流程。 （9）、标准报帐样本。（所有资料齐全、注意事项、会议费用结算清单等） （10）、专人负责事项。 测试 HR九段 九段HR ： “做流程、做传承”。 一段HR： “发信息，等消息”。 一段HR经理做的事情是“发信息，等消息”。把招聘信息发出去，然后等待应聘的简历或消息，发布的渠道也许是网站、也许是人才市场，也许是猎头公司，反正是发出去了，把发出去当成结果，那么，这样的HR经理一个月你给多少钱？1000元差不多了。所以，发出信息不是结果，有效简历或消息的回复才是结果。 二段HR ： “紧跟踪，做分析”。 二段HR经理发出信息，还要“紧跟踪，做分析”。每天搜索网上应聘的简历，注意收集来的招聘信息数量多少，质量高不高，以判断招聘渠道的有效性，如果投递简历的很少，质量不高，就应当立即采取措施，立即做出调整。同时，要主动出击，亲自到人才市场调查，与人力资源专家、同行了解人才招聘的特定渠道，直到找适合本公司、本岗位的快速渠道，最大程度地获得高质量的应聘信息；对公司重要人才的招聘，要到这些人才聚集的地方或通过与猎头公司合作，亲自去招聘,二段HR经理将高质量的应聘量作为自己的结果。所以，回复不是结果，高质量、有速度的回复才是结果。二段HR经理给多少月薪呢？3000元可以了。 三段HR ： “凭经验，做判断”。 三段HR经理“凭经验，做判断”。没有标准、没有方案、没有流程，大致有个面试提纲或领导的要求，然后就去面试应聘者，与应聘者随心所欲地聊天、谈话，然后凭借自己丰富的经验，做出是否可以推荐的结论。面试过程本身成了结果，面试的质量却无法保证，面试的方法也不可能传承。所以，面试本身不是结果，保证质量并且质量稳定才是结果。三