时间管理教程--李娟7540.pptVIP

资深讲师：范兴中 作业1 讨论1 请用些成语或者字句来描写时间。 在过去的岁月里，对时间的看法，感觉！ 习惯真的很难改吗？有什么方法？ 每天忙的要命！ 时间真是不够用？ 意愿、能力 效率、效果 黄先生时间管理案例分析 练习:知行合一 检视一下围绕你身边的时间杀手有哪些？ 哪些可以由你控制？ 哪些不可以（你感到身不由已的）？ 你可以做些什么去改善？ 时间杀手(Time Waster)的分类 设立和确定目标原则 Specific：具体的 Measurable：可衡量的 Achievable：可达成的 Result-orientated：以结果为导向的 Time bound：有时限的 量化目標 幸福 成功 英俊 美丽 自信 积极 目 标 设 定 的 重 点 挑选少数重要的 避免太多或太少 权数分配 美钢铁大王Charles Schwab 的 To Do List 分配时间上要紧记定律 梅菲定律（Murphy’s Law） 八二定律 意大利经济学家巴雷德Vilfredo Pareto 周工作记实表 周工作记实分析 时间管理的象限 时间管理-重要而紧急的事 重要：影响深远的。 紧急：要立刻处理的。 现象： 压力大 精疲力竭 危机处理 忙于救火 时间管理-重要而不紧急的事 做事有品质 有计划 善于运用资源 现象： 看似不忙碌 井然有序 时间管理-紧急而不重要 现象： 疲于拼命在非重点事项 缺乏自制力 轻视目标 犹豫不决但不偷赖 时间管理-既不紧急又不重要 一些事情不重要又不紧急，但却给我们一种忙忙碌碌的成就感，似乎表现出自己并没偷懒。 现象： 缺乏责任感 工作效率低下 制订时间管理计划的前期准备 评估现在时间的运用 设立目标 计划有效的利用时间 注意优先次序 避免干扰 工具 计划应具备六个要素 结果－－是什么目标？要达到怎样的结果？ 行动－－要做些什么？ 次序－－哪些为先？哪些为后？ 时间估计－－每项行动需要多少时间？ 时间表－－什么时候处理什么事项？ 灵活性－－有无预留时间给不可估计的突 发事件？ 制定时间管理计划 时间日志 参考至少过去一周时间的使用流水记录 日常所需完成工作的列表 本周/本月所需完成工作的列表 每项工作任务的优先及设定 每项工作所需时间的设定 每项工作所需资源的规划 考核标准的表现形式 作业2 讨论2 在一天当中，花费时间最多地方在哪里？原因？ 影响时间最重要因素有哪些？（三个以上） 目标怎么管理？ 工作过程中，有人打扰怎么办？ 如何执行时间管理计划 持之以恒，信任你的计划，依赖你的计划，使计划本成为你不可缺少的随身伴侣。 及时修正你的计划。 建立确实可行的任务。 使计划中涉及的人员和部门及时了解你的计划进展情况及他们所应负责的那部份工作。 及时记录执行结果。 时间管理计划执行的评估 阶段性的量化分析已完成的工作 有效时间与无效时间比例 计划内与计划外时间比例 重要任务与非重要任务所占用时间比例 主动时间与被动时间比例 日常工作与创造性工作所占时间比例 阶段性的与时间管理计划涉及的相关人员进行沟通，获取反馈意见。 管理循环 周工作计划安排 每日工作计划表 常见的时间浪费因素 练习三 请问什么情况下我们倾向拖延？ 拖延的原因 不知如何下手 不知为什么要做 不喜欢去处理 个人情绪或健康问题 缺乏压力 没有迫切性找借口 过分优虑 忙碌过后 改善拖延的解决方法 建立自信 设立目标 找出与自己相关之处 改善情绪 自我奖励 自设期限 时刻提醒自己事情的重要性 加强质量观念 时间就是金钱 避免“最后期限症”，设立一个中间目标，分阶段完成。 自我因素时间浪费 混乱 解决：5S 整理、整顿、清洁、清扫、修身 文件、物品各得其位，各得其所。 颜色管理 自我因素时间浪费 做事品质差： 解决： 把事情作“对” 理清“好”的标准 丢掉“马马虎虎”“差不多”“可以了”的观念 自我因素时间浪费 无计划： 解决： 周工作计划安排 每日工作计划表(将大任务分解成小任务) 依优先级别处理 今日事今日毕 自我因素时间浪费 闲聊： 解决： 强制自己不参与 站着说 改善被打扰的方法 谈话前设定时限 设定会谈地点 暗示“到此为止“ 忙碌的样子 “请勿打扰“挂牌 沉默是金 果断地说“不“ 适当改变办公桌位置 缩短必须要做的事所花时间电话 找不到人留言的方式 电话前先写要点 若复杂，先送文件，待对方看过后再谈。 站着打电话 遇短话长说者，果断做结论。 缩短必须要做的事所花时间会议 不偏主题 会议通知亦说明预计结束时间 站着开会 处罚迟到者 开会通知说明目的与希望收到的成效 增进沟通