2014学校公文写作基础知识与学校办公室工作指导.doc

学校公文写作基础知识 与学校办公室工作指南 第一部分 学校公文写作基础知识 一、公文的概念 “公文”是公务文书的简称，是国家机关和团体组织在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。 二、公文的种类 根据《国家行政机关公文处理办法》的表述，公文的种类主要包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 工作计划、工作要点、工作总结、讲话稿等也是常用的公文种类。 （一）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员（只有省级以上人民政府有权发布）。 （二）决定 ：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 决定的写作分为首部和正文两个部分。 1.首部：包括标题和成文时间两部分。 标题：一般有两种构成形式：一种是由发文机关、事由加文种构成；另一种是由事由加文种构成。 成文时间：指发布决定的时间。在标题上方注明成文的年、月、日，或者在标题下放用括号在注明某年某月某日某会议通过字样。 正文：正文的写作一般由三部分组成。一是开头部分，简要交代决定的缘由、目的、根据；二是主体部分，主要写决定的内容，落实决定的要求和措施，要求具体、明白、层次清楚，便于有关单位执行；三是结尾部分，用于提出希望、要求或执行说明。 有的决定需要带附件。有附件的决定，应当于正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称或依据，并将附件附在主件之后。 （三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 通告的发布者通常是国家机关中的业务（只能）部门，也可以是基层单位、群众团体。行文关系可以是下行文也可以是平行文。 1.标题：通告的标题样式较多，如：国家行政机关以及比较大的单位一般都冠以发布单位，并体现出内容，格式为“***关于****的通告”，如：《国家教委关于维护中小学正常教学秩序的通告》、《水利电力部、公安部关于严禁在农村安装电网的通告》等，这样的标题是人一看便知通告的内容。有的标题只有发布单位，而不体现内容，如***市通告、***市公安局通告等。标题只写“通告”两字的情况也比较常见。 2.征文：一般写明通告的缘由、通告的事项、执行通告事项的要求等内容。 3.落款：标题有发布单位的，后面则无落款；标题没有发布单位的，落款要注明发布单位。发布通告的时间，写在标题之后、内容之前，也可写在落款的后面。 （五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用干部的公文。 1.标题：通常有三种形式，一是由发文机关名称、事由和文种构成；二是由事由和文种构成；三是由文种“通知”作标题。 2.正文：由开头、主题和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号。 3.落款：写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里也可以省略不写。 （六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况所下发的一种下行文。 1.标题：有规范的完整标题。也有不完整的、由事由加文种的标题，如《关于纠正省政府机关建房分房中不正之风的情况通报》。有时也可以只写“通报”二字。 2.主送单位：一般通报都有主送单位，少数普法性通报可以不写此项。 3.正文：一般由四部分构成，一是引言部分，主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。二是实事部分，表扬性通报先写先进事迹；批评性通报写错误事实。写作时应注意的问题是：既要把主要事实写清楚，又要写得概括精炼。三是分析及处理部分。对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分的分析；有的还写出先进事迹或范错误的原因，并且提出处理意见。表扬性通报写出给予精神或物质奖励的决定，批评性通报写出处分决定。四是号召或者要求部分。根据通报的精神要求如何去做，或者号召为实现什么目标而奋斗。 4.结尾：此处写发文单位和日期。如果发文单位在标题前已加上去，此处可以只写日期。下发或张贴的通报要加盖公章。 （七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （八）报告：是下级向上级机关汇报工作，反映情况、提出建议、回答上级机关询问的上行公文。 报告由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分构成。 1.标题：报告的标题，通常只是写事由和文种。也有标题包括发文机关、事由和文种三部分。有的报告内容紧急，则在标题中的“报告”前冠以“紧急”字样。 2.主送机关：在标题下正文前顶格书写受文对象，一般是上级机关或业务主