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管理高層會議(Management Meeting) 屬於專案高層與主要利害關係人(Stakeholders)間互動與決策協商的一種會議。 視需要召開。 主要效益在於將專案經理及團隊間無法解決之問題以管理高層的權限進行決策，以便專案進行。 * 長榮資管系 吳明泉博士 2012 專案執行 專案協調會議(Projects Coordination Meeting) 專案與專案，或專案團隊與支援單位及部門之間進行工作協調的一種會議。 視需要召開。 主要目的包含資源協調、時程衝突協商、 工作協調及分配、 意見整合、 衝突及問題解決。 * 長榮資管系 吳明泉博士 2012 專案執行 專案結案會議(Projects Close Meeting) 確認專案已正式完成或結束的會議。 結案會議室專案的重要里程碑之一。 專案結案會議除策略與技術問題的審查與檢討外，還包含行政、財務與支援性工作的檢討與審查。 * 長榮資管系 吳明泉博士 2012 專案執行 專案小組工作會議(Projects Team Meeting) 專案小組例行性的工作檢討及審查。 運用WBS及檢核表進行重要工作檢查。 利用工作會議瞭解專案現況、問題解決、風險分析及監控。 * 長榮資管系 吳明泉博士 2012 專案執行 專案溝通管理考題練習 下列何項不是關於有效的會議之正確描述？ A. 確保會議中提出的問題能在會議結束之前得到解決 B. 鼓勵與會者發言 C. 確保已邀請了所有相關人員 D. 確定製作了會議議程，並發給了與會者 Ans: A 說明：為了達成有效的會議，專案經理或會議主席需要確保：會議議程是明確的、會議時間的掌控是適宜的、邀請適合的與會者、與會者都獲得應有的發言機會、提供正確與即時的會議記錄…等事項。但是，會議中提出的問題或衝突不一定必須在會議上解決，因為解決問題可能需要花更多的時間或額外的人力，所以，在會議上努力解決問題可能是不明智的，而且也是冒險的 * 長榮資管系 吳明泉博士 2012 專案執行 管理利害關係者期望(Manage Stakeholder’s Expectation) 重點： 主動管理利害關係者的期望，透過協商並影響其要求及增加專案的接受度 事先提出尚未變成議題的關切事項 澄清並化解已辨識出的議題 專案經理負責管理利害關係者的需求和期望 主動管理利害關係者的好處： 讓專案如原預期進行，增加專案成功機率 不會因利害關係者的問題失控 提高專案團隊成員共同工作的綜效 * 長榮資管系 吳明泉博士 2012 專案執行 * 管理利害關係者期望 * 長榮資管系 吳明泉博士 2012 專案執行 議題紀要(Issue log) 是「監控專案」流程的產出，屬於專案文件，用以紀錄及監控議題的解決 議題解決通常可以為利害關係者建立建設性的工作關係；反之，未解決的議題會變成衝突及專案延誤的主要因素 編號 系統反應問題 反應日期 反應者 負責人 完成日期 已處理 1 無法刪除使用者 2010/8/20 張XX 毛XX 2010/8/20 OK 2 管理員無法登入系統 2010/8/21 李XX 毛XX 2010/8/21 OK 3 使用者申請修改存取權限 2010/8/22 王XX 毛XX Reject 處理率: 66.6% * 長榮資管系 吳明泉博士 2012 專案執行 變更紀要(Change Log) 是「整合變更控制」流程的產出，亦屬於專案文件，用以紀錄專案期間所發生的變更 這些變更以及其對專案時間、成本和風險等方面的影響必須與適當的利害關係者溝通 * 長榮資管系 吳明泉博士 2012 專案執行 * 人際關係技能與管理技能 專案經理應用合適的人際關係技能管理利害關係者的期望，例如： 建立信任 化解衝突 主動傾聽 克服對變更的抗拒 專案經理使用管理技能包括以下但不限於： 簡報技巧 談判 寫作技巧 演講技巧 * 長榮資管系 吳明泉博士 2012 專案執行 * 專案溝通管理考題練習 管理利害關係者期望是指與利害關係者共事和溝通以滿足他們的需求並解決他們的問題。請問，通常由誰負責管理利害關係者期望? A. 高階主管 B. 功能經理 C. 專案發起人 D. 專案經理 Ans: D 說明：專案經理應負專案成敗之責，而利害關係者對於專案的成敗佔有重要的影響。因此，專案經理應該負起管理利害關係者期望之責 * 長榮資管系 吳明泉博士 2012 專案執行 專案溝通管理考題練習 管理利害關係者期望涉及到滿足利害關係者的需求及解決利害關係者的問題。請問，下列哪一項是解決利害關係者的問題之最有效的工具？ A. 面對面溝通 B. 電子郵件 C. 書面信件 D. 正式報告 Ans: A 說明：面對面溝通與討論是解決利害關係者問題之最佳方式 * 長榮資管系 吳明泉