臺北市政府公文書寫參考手冊-.docVIP

臺北市公文製作參考手冊 中華民國年月 一、 公文蓋章 2 (一) 來文： 2 (二) 發文(稿)： 5 二、 內部使用之公文 8 (一) 公文結構 8 (二) 一般公文用語 10 (三) 簽 14 (四) 會議紀錄 17 參考來源：臺北市政府公文製作參考手冊  公文蓋章 文書處理過程中之有關人員，應於處理後，於文面或稿面之適當位置蓋職名章。蓋章時，應依「由上而下、由左而右、由小而大」之原則，由職等較低者，於蓋章範圍內之左上方蓋起，其餘人員，再依上述原則，依序蓋章。但機關首長得以親自簽名代替蓋章。 蓋章或簽名後，並應在職名章或簽名下方註明當時之日期時間（例如：3月15日下午4時50分，則註記為0315/1650），以明確公文之時效責任。 決行者之蓋章頁面，應避免與文書之主要內容脫離，或單獨成頁。 文稿之簽擬蓋章如下：收到他機關發送給本機關之公文時，承辦人員應於該來文之最末頁文末處下方，簽擬處理意見並蓋章。其餘之核決人員，再依序於適當位置蓋章。 來文剩餘空間不足，或簽擬意見較多時，則應另以便箋簽擬。 來文之簽擬、蓋章如下：   擬辦發文稿時，承辦人員、核稿人員及決行人員，均應於發文稿之首頁下方適當位置蓋章。 發文稿之蓋章如下：  內部使用之公文公文結構，係指組成公文之體系架構，包括公文整體結構與本體結構（註）。整體結構亦稱為行款，所謂「行款」即指公文行文款式，而公文行款，係指一篇完整公文所應記載之項目。 公文整體結構，可分為十三部份：一、發文機關全銜，二、文別，三、地址及聯絡方式，四、受文者，五、發文日期，六、發文字號，七、速別，八、密等及解密條件或保密期限，九、附件，十、本文，十一、正本，十二、副本，十三、署名或蓋章戳等。 公文本體結構亦稱為本文，所謂「本文」係指公文主要內容，公文本體結構包括內容結構及形式結構。內容結構即指公文主要內容並以引據、申述及歸結等方式說明。至於形式結構即指公文主要內容表達方式。如令之形式結構不分段；函之形式結構分為主旨、說明、辦法；公告之形式結構分為主旨、依據、公告事項；簽之形式結構包括主旨、說明、擬辦之形式，其他公文形式結構如書函比照函之結構、公示送達比照公告之結構、便箋及報告比照簽之結構。 茲依公文行款說明其書寫方式與格式。 項目 書寫方法 對齊方式 字體大小 發文機關全銜 填機關之全稱，不可寫簡銜，二個以上之機關會銜者，主辦機關在左，會辦機關在右，由左至右依序排列，字體要放大。 置中對齊 20點字 文別 視公文類別而填寫，如為令則填「令」字，函則填「函」字。餘類推，且字體要放大。 接續發文機關全銜 20點字 地址 詳細填寫機關之正確地址，會銜者，只列主辦機關之地址。 本項必需填寫，但令或公告可除外。 置文面首頁右上方適當處 12點字 聯絡方式 可為傳真電話、聯絡人、聯絡電話或電子郵件資料，視業務狀況彈性運用，若此欄位為空白時，欄位名稱不顯示。令及公告不必填寫。 置文面首頁右上方適當處 12點字 受文者 通常逐一填寫或如行文單位(人員)亦可概括(如臺北市政府各機關學校)。 本項必需填寫，但令或公告如無受文者得不列此項。 靠左對齊 16點字 發文日期 填寫發文之日期。 靠左對齊 12點字 發文字號 填寫發文代字號及文號。 靠左對齊 12點字 速別 視公文速別填寫，如最速件便填「最速件」；速件填「速件」，普通件則填「普通件」。 令或公告不須此項。 靠左對齊 12點字 密等及解密條件或保密期限 視公文密等分填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」等字，並應於其後註記「公佈後解密」、「○年○月○日解密」、「附件抽存後解密」等字，表示本件公文解密條件。 如為普通件、則填「普通」。 靠左對齊 12點字 附件 填寫公文附件名稱及數量，無則空白。 靠左對齊 12點字 本文 依公文類別，使用適當之本文形式結構，如函之形式結構為主旨、說明、辦法；公告之形式結構為主旨、依據、公告事項。 靠左對齊 16點字 正本 列舉公文受理主體之機關(單位)或人員或概括表達。 靠左對齊 12點字 副本 列舉公文副知機關(單位)或人員，其中含附件者應註明，如要求副本收受者作為時，應在說明段內敘明。 靠左對齊 12點字 署名或蓋章戳 依公文類別及與正本受文者之關係，正確使用職章、首長簽字章或機關（單位）條戳。 副本公文之署名或蓋章格式，應與正本公文一致。 靠左對齊 公文應依受文對象、立場及性質，使用簡潔得體之用語。常用之一般公文用語，列表說明如下。 類別 用語 適用範圍 備註 起首語（指公文起首所用之發語詞） 查 有關 關於 謹查 茲 通用。 制定 訂定 修正 廢止 公布法律、發布命令用。 特任 特派 任命