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办公室的含义 答:办公室,一个常用的普通的名词,却有着多种含义:1广义的,泛指一切办公场所,区别于用于教学的教室,用于生产的车间,或者医疗室,试验室等;2狭义的,是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所,如教师办公室,护士办公室,厂长办公室,院长办公室等;3特指的,党和政府机关,企事业单位内的综合办事机构,级别高的又称”办公厅”,如中共中央办公厅,上海市人民政府办公厅,中级的或基层的称办公室,三星公司办公室等;4专指的,某种专门的独立的工作机构 办公室事务管理特征:服务性,分散性,专业性,主动性,繁杂性 我国秘书工作主要包括:文书撰写,文书制作,文书处理,档案管理,会议组织,调查研究,信息资料,信访工作,接待工作,协调工作,督查工作,日程安排,日常事务,办公室管理,其他临时交办的事项 国际文秘人员工作主要包括:以速记记下上司交待的事项;执行上司留在录音机中的吩咐;档案管理;阅读并分类信件;以电话往来维持和外界的良好公共关系;替上司定约会并做好记录;按上司的口头或书面指示完成信函;在权限内按自己的意思发出信函;接待来访宾客;替上司接洽外界人士;自动处理例行的事务;为上司安排旅行或考察;替公司宾客订饭店的房间,订机位,发电报,打电话等;准备好公司要公开的资料;替上司收集演讲或报告的资料;协助上司准备书面的财务报告,研究报告等;整理并组织好粗略的资料;替上司保管私人的,财务的或其他的记录;协助上司申报所得税及退税;督导一般职员或速记员;安排会议事务,并做会议记录或纲要;复印资料 我国外资企业与合资企业办公室实务内容:办公室环境的布置和整理,通讯事务,电话,信函和邮件处理;执行上司交办事项;照料上司身边的琐事;接待宾客和员工的来访;记录上司指令及会谈,会议内容;打印文稿及表格;收集及整理各种信息;保管办公室设备及用品;外出办事,如银行,邮局,税务所等 办公室环境布置 目的:创造舒适而又工作效率高的环境;塑造组织形象;建立挡驾制度;有利于保密 文员的工作顺序:计划的步骤;实施的步骤;检查的步骤 “优先顺序”处理工作:第一阶段,先将自己想做的工作以重要程度为标准分类;第二阶段,其次以紧急程度和重要程度为标准分类;第三阶段,同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率,对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序 文员的工作方法:1请示方法与报告方法2计划方法和总结方法3受意方法4传达方法5进言方法6变通方法和挡驾方法7分工方法和合作方法 电视会议:是一项新兴的图象通信业务,它利用先进的技术将不同地点的图象信息 包括文件,照片和实物等 和声音信息互相传递.虽然双方远在天边,却可以面对面地交谈,共享文件,图表,录像等资料 交互式电话会议:电话会议是一种方便,省时,高效的会议形式.单位或个人可在任意一部话机上组织多方的国际,国内或本市的电话会议,声音清晰宛如一室.每个会议参加者无论身在何处,只需拨打一个事先约定的会议电话号码及密码,即能参加会议,也可以同时发言,自由交谈.付费方法有会议主办方付会议租用费,通话费和会议主办方付会议租用费,会议成员自付通话费两种. 卫星通信:是以卫星作为空间中进器进行的通信.它的特点是覆盖面积大,通信距离远,机动灵活,不受地面电路及地面位置的限制,此外,它还具有一点多扯的广播特性,因此,卫星通信使用于广播电视,教育电视和远程医疗,数字信号传送和抗震救灾等重大活动中的通信工作,利用卫星通信地面站,开发其应用领域,可开展临时或固定视频传送业务. 邮件的分拣 文秘人员收到邮件后应该按照一定的标准进行分拣:1按照收件人的姓名分拣2按照收件部门的名称分拣3按照邮件的重要性分拣 接待平时来访者的实务:1初见来访者,传达有关人员,向有关人员引见2接待计划中来宾,内宾接待,外宾接待 会议的具体目的:信息的传达,信息的交换,相互启发,作出决定 在一个企业中所举行的会议,包括有下列各种名称的会议,有包含其中之一或更多的目的.说明会议,研究会议,解决问题会议,学习会议,创意会议. 会议以职级来分类:股东会议,董事会,常务董事会,中层管理人员会议,员工大会,工作场所会议 会议用语:议案,提案,表决,议决,票决,例行会议,分科会,咨询,答询,最低出席数,临时动议 议程表制作和执行方法:会议议程表的制作对会议的顺利进行关系重大,由上司预定议事程序和执行方法以及时间分配等的情形相当多,文秘人员必须配合议程,详细检查接待方式,会议中的接待,会议的记录,会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处 会议通知的写法和传达方法:召开会议的要点决定后,即通知全体人员.公司内部会议一般应在一周到十天以前通知;而公司外的人员也参加的会议,至少要在会前两周用正式的文书寄出通知.如果是紧急会议,或者在召开之前时间有限时,可暂时用口头或电话通知,但即使如此,仍应寄出正式通