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山东能源集团网上督办系统设计及实现 　　摘要：随着山东能源集团重组整合工作的不断深入，集团总部的各项重点工作管理越来越重要，也越来越复杂，如何借助信息化手段，实现重点工作的网上督办管理成为一项重要课题。该文结合山东能源集团网上督办系统的建设实践，简要阐述了如何通过与协同办公系统的无缝集成，实现重点工作完整生命周期的信息化管理。 　　关键词：网上督办；协同办公；决议管理；企业信息化 　　中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）33-7444-03 　　1 建设背景 　　山东能源集团是由原山东省内新矿集团、枣矿集团、淄矿集团、肥矿集团、临矿集团、龙矿集团六大矿业集团重组整合而成，是山东省属国有独资公司，下辖六个矿业集团、两个区域公司、两个物流公司和技术研发、信息中心等四个直属机构，员工20多万人。权属企业分布在山东、山西、陕西、内蒙古、新疆、贵州等十多个省（自治区）及加拿大、澳大利亚等国家和地区，是“世界500强”企业。 　　随着企业的发展，协同办公等信息系统逐步建立，信息化在企业安全生产、经营管理、商业模式创新等方面发挥了巨大的作用。但由于企业规模大、业务板块多，一些重要的工作缺少督办机制，工作的跟踪、落实和评价管理有待规范。如何完善任务计划管理、简化过程控制、增强工作透明度，提高重点工作的督办执行效率，实现信息化的网上督办管理，促进领导决策的快速有力执行成为一个急需解决的重要课题。 　　2 业务需求分析 　　由于山东能源集团的业务主要分布在全国各地，各级管理人员分散，如果单纯依靠人工方式进行重点工作过程管理和督办，不仅管理过程复杂，管控能力也相对较弱，往往会出现任务不清晰、过程不透明、督办效率低、职责不匹配、效果评价难等问题和现象。随着山东能源集团各项业务的快速发展，需要落实的领导决策和督办事项越来越多，时效性、实效性要求也越来越高，传统的督办方式、运作机制和手段已难以满足需求。人手少、任务重是当前各企业普遍存在的问题，如何在督办工作越来越多、涉及的面越来越广、任务要求越来越高的情况下规范流程、简化操作、增强手段，减少此项工作的复杂度、提高工作效率效果，利用信息化手段显然是一种必然选择。基于对山东能源集团企业管理现状的深刻分析，我们认为网上督办系统需要满足的主要业务需求有以下几点： 　　1）需要实现收文限时办结、领导工作会重要事项督办管理； 　　2）需要实现领导临时安排的重要工作的过程管理； 　　3）需要实现议题议案和年度重点工作的管理； 　　4）需要实现手机移动办公，并与现有协同办公系统无缝集成； 　　5）需要实现流程可以定义、过程可监控、结果可汇总，办理情况能够运用于绩效考核。 　　网上督办系统建设要能够帮助企业全面简化决议、督办、限时办结事项和重点工作的过程管理，提升执行效率效果，改善工作的执行过程控制，提升监控力度和透明度，加强跟踪反馈深化协作沟通。同时能够向决策层及管理层提供决议及重大事项执行情况统一的、可交互的跟踪监控视图及催督办工具；向任务执行者提供便捷的协作执行、沟通反馈的平台，并能够提供自动化的统计分析与报告工具。 　　3 技术选型 　　IBM公司的Lotus Domino/Notes 是一个典型的群件和交互式的Web服务器，是优秀的办公电子协作平台，也是目前主流的协同办公系统建设基础技术平台。它擅长处理文档型数据和流程流转相关业务，利用该平台可以便捷高效的实现业务流转、审批和文档资料的查询检索。山东能源集团目前已经使用了基于此平台开发的协同办公系统，且运行效果良好。经过对网上督办系统的主要业务需求进行深入分析，为了更好的实现一体化行政办公，实现无缝的系统融合，简化操作方便用户使用，山东能源集团网上督办系统也选用了IBM Lotus Domino/Notes8平台，采用B/S架构进行开发建设，力求与现有协同办公系统、手机移动办公无缝对接，借助协同办公系统的人员、组织机构、权限、工作流等功能实现网上督办的整体需求。 　　4 系统设计方案及实现 　　2013 年初山东能源集团开始进行网上督办系统的建设，内容主要包括：议题议案管理、督办事项管理、限时办结和年度重点工作管理，实现对应模块的统计查询及自动报告生成功能，并能够对督办事项及限时办结事项进行预警，从而简化工作流程提升工作效率。通过采用严格的任务控制技术，结合山东能源集团管理现状和需要，将现代管理思想和信息技术进行有机集成，以沟通、协调、控制为原则，建立起督办有力、管理透明、落实及时、考核明确的网上督办体系，从而提高议题议案、督办及限时办结工作、年度重点工作的管理执行效率，加强沟通与协作，减少工作纰漏。 　　网上督办系统主要由督办管理、议题管理、重点工作管理、限时办结管理等模