邮件收发2邮政业务1.pptVIP

邮件收发 1 邮件处理的涵义 处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。 邮件分为： 通过邮政系统传递的邮件，如各类信函、电报、报刊、包裹等； 电子信函，如电传、传真、E-MAIL等。 邮件收发 2 邮政业务 1）、信函业务 国内信函、明信片、国内印刷品、国内保价信函、国际信函、国际印刷品、国际保价函件。 2）、邮政包裹业务 国内包裹、国际包裹、 3）、 特快专递 信函、文件资料、物品。 邮件收发 邮件收发 2登记 按收文登记簿中的内容逐项登记。 技能训练 一、分析观察 一天上班不久，邮递员送来三个邮件：一个是发给万总经理的函件，封面上 有“急件”字样，另一个是给朱经理的包裹，还有一个是税务局寄来的函件。秘书小汪在投递单上签收后，将三个邮件放在一边，开始忙昨天未结的工作，直到快中午的时候，才腾出时间处理这三个邮件。小汪打开税务局的函件，是一份关于税务新管理办法的文件。小汪又打开急件，是一封客户请求确认并要立即给予回复的商函。小汪一看这两个函件，不是重要就是紧急，不敢怠慢，急忙送交万总经理阅办。回来后，小汪还没有坐稳，办公室钱主任走了进来，叫小汪外出办一件事情。小汪于是把包裹放在办公桌上，给朱经理打了个电话，让他过来自行取走，然后放下电话出去了。 要求： 1 以图示意三个邮件的处理过程，展示其中主要的环节； 2 分析小汪的处理有什么问题，并给出规范的操作方法。 技能训练 二、实践训练 以下情况，应该运用哪些邮政业务： 1 经理正在外地参加一个商品交易会，留守单位的小牛接到经理打来的电话，要求小牛立即寄送一个商品的样本过去。 2 某员工与公司解除劳动关系后，应聘到了另一家企业，由于走得匆忙，刚刚补做的团员证来不及取走，现在需要把团员证给他寄过去。 3 企业因拓展业务的需要，需要印制大量的商业函件发往全国各地，寻找合作伙伴。 * * 第四章 邮件收发 签收 拆封 登记 分类 及时处理 邮件， 并记录 呈送邮件 3 邮件接收程序 （1）签收时，要清点份数；看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁，急件要先签收。 1签收 邮件收发 （2）不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日期和时间。发现的问题要尽量向发文单位查询。 备注 签名 收件人 邮件名称 发件单位（人） 邮件种类 收件月日 收件编号 收文登记簿 年 月 日 将私人邮件与商业邮件分开 将办公室邮件与外部邮件分开 把优先考虑的材料放在一起 3分类 保持原封的完好，注意封内文件不能损坏。 4 拆封 注意： （1）公务信件是不允许用手斯的，一般应用剪刀拆信封。 （2）正确的拆封位置在信封的右边侧，信封拆开后不能丢掉，也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志。应用回形针将信封与信件附在一起。 （3）写明上司亲启的信件应直接交给上司处理，如果文秘人员无意拆开了，应在信封上写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，并在将信件交给上司时向他道歉。 5及时处理邮件，并记录 注意： （1）文秘人员经授权查阅信件时，应把其中的重点内容用红笔标出，在信旁空白处标注提醒上司注意的问题。用黄色笔标注重点，复印时不会留有痕迹。 （2）如果单位不允许在信上做标记，可以利用自动粘贴条。 向领导呈交有阅办要求的邮件；向其他人递交邮件。 6 呈送 注意： （1）文秘应将信件按紧急程度分类，上呈信件时将最紧急的信件放在最上面。 （2）收到广告信件，保留同行业的，将其他广告信件作为废纸处理。 （3）对于误投信件，应将地址划去，然后将信件退回。 上司不在时邮件的处理 （1）文秘人员将信件保留好，告诉寄信人信件已收到，并告知何时能得到答复。 （2）上司制定代处理人。 （3）上司授权秘书处理。 信件寄发前的准备 （1）打印好信件请上司签字，把有关信件复印、存档。 （2）选择适合的信封，并按格式要求打印封面。