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第三章 信息与信息化管理 教学的目的与要求： 掌握信息的定义，了解信息管理工作的内容，了解企业信息化管理的发展。 教学难点：信息系统与信息化管理 教学重点: 信息化管理 教学方法与手段: 讲授、案例分析与研讨、课堂模拟、实验观察、启发互动 计划学时：2学时 课堂考勤、组织教学：3分钟 复习旧课、导入新课：2分钟 导论： 本章及以下各章依次介绍管理的各种职能。信息有别于数据，数据经过加工处理后得到的结果就是信息。随着信息时代的来临，信息在管理中的作用愈加明显和重要。所以管理者在日常的管理工作中需要适时获取适量的有用信息。有用信息具有一些特征，了解这些特征对管理者有效行使信息获取职能是必要的。为了获取有用信息，管理者需要借助最近40年发展起来的信息技术。具体来说，一方面，需要开发并利用（管理）信息系统，另一方面，需要借助其他信息技术（如电信和网络、人工智能以及办公自动化等）。 第一节 信息概述 一、信息的定义 信息在不同的学科中有不同的定义。在管理学科中，通常把信息定义为数据经过加工处理后得到的结果。为了准确理解信息的这一定义，我们需要比较信息和数据。 信息和数据是两个既有密切联系又有重要区别的概念。数据是记录客观事物的性质、形态和数量特征的抽象符号，如文字、数字、图形和曲线等。数据不能直接为管理者所用，因为其确切含义往往不明显。信息由数据生成，是数据经过加工处理后得到的，如报表、账册和图纸等。信息被用来反映客观事物的规律，从而为管理工作提供依据。 为了更好地理解信息和数据之间的联系和区别，我们举一个例子。 会计做账时，要有各种发票和单据，这些发票和单据对会计来说就是原始数据；会计要对这些数据进行分类登录、汇总和其他的加工处理，制成满足不同需要的账册、报表和分析资料，这些就是对管理者有用的信息。 信息的生成过程如图4-1所示。从图中可看出，信息是数据经过加工处理后得到的结果。 需要注意的是，信息和数据的区别不是绝对的。有时，同样的东西对一个人来说是信息，而对另一个人来说则是数据。譬如，某零售企业在某地区开设了若干家连锁店。当顾客在连锁店购货时，连锁店的存货就要发生变化。由顾客购货产生的交易数据对连锁店负责人至关重要。从这些原始数据，负责人可以得到有关连锁店的销售额、需要补充的存货量等的信息。而负责这些连锁店的地区负责人则对每笔交易的细枝末节不感兴趣。相反，地区负责人关心的是较宽泛的问题，例如，所有这些连锁店作为一个整体，其经营情况如何？其中一家连锁店的业绩是否比另一家好？不同的货物陈列是否对销售量产生影响？等等。由于地区负责人感兴趣的是这些连锁店作为一个整体的情况，而不是单个的连锁店或单个的顾客，所以对信息的需要是不同的。总之，对连锁店负责人来说是信息的东西在地区负责人那里只是数据。 ? ? ? ? ? ? 图3-1 从数据转化为信息的过程 ? 二、对信息的评估 当今很多组织对信息的重要性认识不够，它们没有充分利用可以得到的机会去收集数据并利用由数据产生的信息。但收集和处理数据需要支付成本，这种成本要与信息所带来的收益进行权衡。所以管理者在决定获取信息前，要对所要获取的信息进行评估，以判断获取这样的信息是否值得。有两类信息不值得管理者去获取：一类信息的收益较高，但其获取成本更高；另一类信息的获取成本较低，但其收益更低。从中我们可以看出，信息评估的关键在于对信息的收益和获取成本进行预先估计，即进行成本—收益分析。 我们先来考察一下与数据收集和信息产生有关的成本。可把这种成本划分为两部分：第一部分是有形成本，是指可被精确量化的成本。例如，一个数据收集系统的硬件和软件的成本（包括系统维护和升级成本、折旧成本以及系统运行和监督成本等）就是有形成本。第二部分是无形成本，是指很难或不能被量化的成本，这是因为很难或不能准确预期结果。无形成本的例子包括因组织业绩下降而使信誉受损、员工士气不振以及因工作程序变动而造成的工作瘫痪等。 我们再来看一下因利用信息而产生的收益。收益也包括有形收益和无形收益两部分。有形收益包括销售额的上升、存货成本的下降以及可量度的劳动生产率的提高等。无形收益可能包括信息获取能力的提高、士气大振以及更好的顾客服务等。 决定是否收集更多的数据以产生更多和更好的信息是比较困难的。在很多情况下，由于信息对组织来说是新的，确定可能发生的成本要比预测潜在的收益容易。实际上，新信息的最重要收益通常是无法预期的，只是在员工对新信息比较熟悉时才出现。很多组织在引入信息技术时会遇到此类问题，不仅所预期的收益是不切实际的，而且真实收益通常是不可预见的，从而无法量化。 三、有用信息的特征 对管理者有用的信息具备一些特征。首先，必须是质量较高的；其次，必须是及时的，当管理者需要时就能获得；最后，必须是完全的和相关的。如表4-1