H实物档案分类理编目方法讲义(V2.0-2009年3月修订版).docVIP

云浮市档案人员专题培训指导丛书 实物档案分类整理编目方法讲义 吴勇华 陈荣森 / 2006年10月编著 吴勇华 / 2009年3月修订 云浮市档案局 云浮市档案学会 编印 二〇〇九年三月 实物档案分类整理编目方法讲义目录 一、实物档案的概念┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 2 二、实物档案的基本范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 2 三、实物档案如何整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 （一）分类整理方法一┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 1、荣誉性实物的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 2、字画的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4 3、旧印章的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5 （二）分类整理方法二┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 6 1、分类 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 2、编号方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 3、编目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 4、实物档案目录格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 5、实物档案小标签格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8 （三）分类整理方法三┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈8 1、分类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8 2、编号方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8 3、编目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9 4、实物档案目录格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9 5、实物档案小标签格式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11 6、实物档案（奖旗）的存放方法（如下图）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12 7、实物档案（印章）的存放方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13 8、对实物档案进行拍摄形成的照片如何管理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16 9、实物档案的放置问题┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16 附录：《实物档案目录》封面标签、背脊标签式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 18 一、实物档案的概念 实物档案H 1.1 — 1 案卷顺序号（同一目录顺序号内编大流水号） 目录顺序号（1表示该保管期限的第一本目录） 属类代号（1为奖状、2为奖杯、3为奖旗、4为证书、5为其它） 大类代字（H代表实物档案） 3、编目：为方便管理和利用，要对已经编号的实物档案逐件登记编目，具体项目有目录号、件号、实物名称、题名（内容简介）、规格、授予者或捐赠者、时间、备注等。 （1）目录号：填写实物档案的目录号（大类代字＋〖属类代号〗＋目录顺序号），如H1.1、 H2.1、…； （2）件号：同一个类别内实物档案的顺序号； （3）实物名称：填写实物档案的名称,如奖状、奖杯、奖旗、证书、奖章、花瓶、模型、题词、油画等； （4）题名：为实物档案的名称，如2004年度档案工作先进单位； （4）规格：为实物档案的尺寸大小； （5）授予者或捐赠者：为颁发实物的单位或个人； （6）时间：为获得实物的时间； （7）备注： （将“档案目录”汇集成册，装入“档案目录夹”中。） 4、实物档案目录格式 实 物 档 案 目 录 目录号： 件 号 实物名称 题 名（内容简介） 规格 授者或 捐赠者 时间 备 注 5、实物档案小标签格式（贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等, 以不影响对实物的观瞻为宜）。如图： 实物档案小标签 目 录 号 件 号 实物名称 规 格 获得时间 授予者或 捐 赠 者 题 名 （内容简介） 6、实物档案（奖旗）的存放方法（如下图） （1）去掉竹杆（或木棒）和流苏； （2）将奖旗折叠成16K或A4规格，将有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，注意尽量不要在奖旗上有文字处留有折痕； （3）将奖旗背面（右上角）贴有“实物档案小标签”的地方露出在面上； （4）将折叠好的奖旗装入档案盒中； （5）在档案盒背脊填盖盒内所装实物档案的目录号、件号等项目。 7、实物档案（印章）的存放方法 旧印章应用一个特制的木盒进行排放，排放顺序应与分类方法一致；每方印章在排放之前，都应在印模纸上盖上一个印模，然后在印把上贴上编号，同进在印模上填上相应的编号（编号模式为【全宗号—目录号—件号】,如：6－H.1-001）。（如图） 印章编号后即按编号顺序放入特制的木盒内，印模单独装订成一册或若干册，与其它档案一起存放。 编制目录。印章应按编号顺序编制分类目录，每方印章写一条目录，目录的项目由顺序号、档号、印文、使用时间、备注组成。 印章档案盒图样（225㎜