信息化办公项目_11制作成绩单及打印信.ppt

项目11:制作成绩单及打印信封 在日常办公文档制作中，某些文档样式及大部分内容相同，只是有几处内容不同。如某公司给众多客户发送邀请函，不同客户邀请函的样式及基本内容相同，只是客户信息不同。只要把客户信息建立一张数据表，使用邮件合并功能就可以自动填写各客户信息。大大提高制作效率。 学生成绩单及打印信封也具有上述特点。采用邮件合并功能进行制作十分方便有效。 项目分析 1．成绩单及信封打印分析 每位学生都需要打印一份成绩单及信封，且学生信息各不相同，因此若要为每位学生单独制作会十分繁琐，尤其在学生人数多时更是不可能现实。Word中提供的邮件合并功能可使该问题迎刃而解。只要事先建立学生信息数据源，使用该功能就能轻松完成任务。使用邮件合并功能可使用的数据源类型广泛，可以用专门的数据库管理系统（如SQL Sever）来创建，也可用Excel创建，甚至可用Word表格来创建。这里学生信息已记录在Excel工作表中，因此采用Excel来创建更为方便。 项目分析 Excel中学生基本信息与课程成绩各自存放在一个工作表中，如图11.1和图11.2 所示。 图11.2 “课程成绩”工作表 图11.1 “学生基本信息”工作表 1.使用Excel创建数据源（1） 打开Excel文件“学生基本信息及课程成绩”，插入一个工作表，并重命名为“基本信息及课程成绩”。 将“学生基本信息”和“课程成绩”工作表中的内容均按学号升序排序。 将“学生基本信息”工作表第一行（标题）复制到“基本信息及课程成绩”工作表中的第一行。 将“课程成绩”工作表的“学号”列复制到“基本信息及课程成绩”工作表中的第一列。 1.使用Excel创建数据源（2） 在“基本信息及课程成绩”工作表的B2单元格中输入函数LOOKUP（$A2,学生基本信息!$A$2:$A$14,学生基本信息!B$2:B$14）：单击B2单元格，插入函数LOOKUP，出现如图11.3所示的“选定参数”对话框，选择第一项，单击“确定”按钮； 图11.3 “选定参数”对话框 1.使用Excel创建数据源（3） 出现如图11.4所示的“函数参数”对话框，单击Lookup_value文本框右侧的按钮 ，然后单击A2单元格，在“A”前加“$”符号，再按回车键；单击Lookup_vector文本框右侧的按钮 ，然后切换到“学生基本信息”工作表，框选A2:A14单元格区域，在各坐标前加“$”符号，按回车键；单击Result_vector文本框右侧的按钮 ，然后切换到“学生基本信息”工作表，框选B2:B14单元格区域，在“2”和“14”前加“$”符号，单击“确定”按钮。拖动B2单元格右下角的填充柄向B2:G13单元格区域填充。 图11.4 “函数参数”对话框 1.使用Excel创建数据源（4） 复制“课程成绩”工作表中各成绩（B1:G13单元格区域）到“基本信息及课程成绩”工作表中的H1:R12单元格区域，最终结果如图11.5所示。 图11.5 “基本信息及课程成绩”工作表 1.使用Excel创建数据源（5） 在“基本信息及课程成绩”工作表中，给课程有不及格的学生填写补考通知（使用高级筛选）：将标题行（第一行）的所有课程名称（共11门）复制一份粘贴到空白单元格处（如从H15单元格开始），按照如图11.6所示在对应的单元格中填写“60”（填写一个，其他的使用复制），注意不能填写在同一行上（同一行上筛选时表示“逻辑与”），要依次下移一行（这样筛选时表示“逻辑或”）。 图11.6 高级筛选条件填写 1.使用Excel创建数据源（6） 单击“数据”选项卡的“排序与筛选”功能区中，单击“高级”筛选，出现如图 11.8所示的“高级筛选”对话框，列表区域选择有内容的区域，条件区域选择上述填写的条件，即H15:R26单元格区域，单击“确定”按钮；在S1单元格中输入“补考通知”，然后在S3单元格中填写补考通知内容“请你于2008年3月8（星期六）参加补考，考试地点另行通知”，拖动S3单元格右下角的填充柄向筛选出来的其他区域填充补考通知内容；在“数据”选项卡的“排序与筛选”组中，单击“清除”，即可去掉当前筛选；然后删除上述填写的条件，即H15:R26单元格区域内容。 图 11.8 “高级筛选”对话框 1.使用Excel创建数据源（7） 1.创建一个文件夹，命名为自己的“学号+姓名”，将“学生基本信息及课程成绩.xls”文件复制到该文件夹中。 2. 按要求使用“学生基本信息及课程成绩.xls”文件创建数据源（ “基本信息及课程成绩”工作表），并存盘上交。 2．生成信封和信纸（1） 新建一个空白Word文档，保存并命名为“成绩单及信封打印”。在下面制作中注意随时进行保存操作（按快捷键Ctrl