會展接待示范方案.doc

PAGE 会展 接待方案 2011年02月 时间、地点 时 间：2011年2月20日（周日） 16：00 地 点：北京中心 参会人员名单  会议日程 时间 内容 15:30-16:00 签到、接待 主持人：北京市科委党组书记 16:00-16:20 工作汇报 16:20-16:40 中心工作汇报 16:40-17:20 领导讲话 17:20-17:30 合影 17:30-19:30 晚餐  会议、接待流程 文字材料准备： 汇报材料准备： 工作报告（） 中心报告（） 报告制作、审核及提前上交 根据会议需求确定文件内容（） 审核会议材料（） 会议开始前，将终稿报告交给办公室负责播放的同事，放入屏幕播放电脑，保证播放正常（） 领导邀请 科委领导邀请：委办沟通确认参会人员名单后邀请 其他委办局领导：委办拟函确认人员名单后邀请 会场布置 背板设置： 确认会议是否需要背板，根据会议要求联系背板制作 本次活动用G20背景墙设置背板 桌椅摆放：（详见六、座位摆放图） 确定参会领导人数，根据主席台就坐情况，制定摆放方式（课桌式、U型桌等）（） 桌椅摆放、桌围放置（） 摆放桌椅过程中还需落实如下项目：讲台、绿植、背板等项目（） 桌面布置： 请放置如下物品：桌签、铅笔、中心稿纸、茶杯/矿泉水（） 音响设备： 布线：根据所有会场设置及人员情况，分配布线方案—（） 调试：（） 会议接到通知后，调试所有设备是否有损毁，如有损毁及时更换 会议开始前2-3小时，确定会场内所有音响设备完好，电源充足，可以使用；如有问题采取备用方案 备用方案：调试中，要确定1-2个移动话筒，并调试可使用，用于临时发言人或应急使用 会中操持： 嘉宾行车指引： 确定嘉宾名单，根据人员情况发送当日停车证（邮件/邮寄）（） 如有重要领导，需要在重要路口位置及门口进行引领工作，并制作相关水牌或指示牌（）；引领指示牌制作（）； 嘉宾至会场门口，如需要中心领导接待，提前需要西门接应同事告知位置，及时联系领导迎接（） 嘉宾欢迎： 院内升国旗（） 在前台接待处需要配合欢迎词 （） 具体内容请参考：欢迎文字内容可为：“欢迎****视察中心”、“欢迎****莅临中心”、“欢迎****、****、****莅临中心”、“欢迎****莅临中心”） 嘉宾签到： 本次不设签到台，中心领导在门厅等候嘉宾到场，并引领至嘉宾休息室（国际合作会议室）（） 嘉宾签到室请布置如下物品：茶杯、热水壶、水果等 （） 会议开始： 召集中心员工落座（） 请嘉宾休息室嘉宾落座（） 请市长落座（） 会议期间茶水补水（） 会议PPT播放 确保LED屏幕工作正常（） 会议开始前播放过场PPT（） 提前收集PPT放入播放电脑中，并调试电脑播放正常 （） 报告期间PPT播放（） 会议期间音响、麦克 配备一名音响调试人员（） 在参会人员发言期间或应急情况发生时，需要配备一名传递话筒人员（） 负责会议期间调节演讲位置麦克高度（） 会议期间录音、速记 录音笔：提前放置，位置在音响附近即可（） 音响设备自带录音，调试是否可用（） 速记：本次会议不单请速记，采用录音听写速记（） 会议期间摄影、摄像： 人员需于两小时前抵达会场布置设备，提前确定到场情况（） 摄像需固定位置/流动摄像，将整体摄像思路进行提前沟通（） 会议期间摄影需提前沟通要求，明确希望要的图片内容及效果（） ****寄语 内容确定：“促成长、共跨越”——文字内容落实人：设施确定：签字笔，签到薄（） 引领签字并题字（） 合影-地点：中心正门前台阶 位置安排（详见七、照相位置图）（） 摄影师安排：与会议摄影公用；但是要求多带设备，补光和照明设备都需要备齐（） 座位摆放安排：提前将领导照相座位安排在休息室，并贴好桌签；正门需全面四扇门全开（） 会议结束后，应立刻召集大家在门前等候照相，并留出领导出门位置（） 晚餐安排 形式：桌餐 预定、点菜、酒水（ ） 办公室2人提前到餐厅（） 一辆车先期引导，保证路面畅通（） 与领导合影完毕后，请市领导、科委领导、经信委领导乘坐考斯特就餐（） 中心人员请乘坐292车，至楼兰酒店（） 292引领考斯特车至南门（或经由中轴路）停车位处； 领导下车，步行至酒店；——酒店门口接待引领领导入包间负责人（） 其他就餐人员，自驾车跟随130车统一至南门停车场，步行至酒店；——司机：；配合引其他就餐人员负责人（） 座位示意图（见八、晚餐座位图）（） 座位排序：三桌，A为主桌，BC为副桌，人员名单见（六、晚餐排序）；桌签打印及摆放 晚餐期间照相：确定是否需要晚餐照相，适当保留有价值照片() 随从人员就餐：领导司机在大厅中就餐，并同时完成司机费结算过程（司机费用申请请提前至周五完成）() 会后 撤场：照相后，全体