第8章 排序选、汇总数据22.docVIP

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第8章 排序选、汇总数据22

排序、筛选、汇总数据 高 手 指 引 在老吴的精心指导下,小莉很快就完成了老总给他安排的任务,高兴地想着明天就能按时把任务上交老总。此时,老练的老吴看到小莉后,给了她一个后来受老总表扬的建议。 小莉,虽然你按要求把相关销售表的数据计算出来了,但是为了让老总很轻松地了解情况,你最好把相关数据进行排序,并筛选出各区间的数据。 老吴,这是为什么呢? 你这就不知道啦。工作要讲究完善,你这样做以便明天给老总一个清晰的数据分析表。他会看得很轻松,也很明白的。 哦,太谢谢您了。姜还是老的辣!可我不会呀? 呵呵……。工作本来就应该这样啦。想别人之想,做别人之需嘛。 下面让我教教你! 用户在做Excel数据表格时,经常会用到数据的管理与分析操作。在Excel 2007中,为用户提供了丰富的数据管理与分析功能,如数据的排序、筛选、分类汇总等功能。 表格数据的排序方法 表格数据的筛选操作 表格数据的分类汇总操作 表格数据排序、筛选及分类汇总的高级操作 基 础 入 门 必知必会知识 8.1 数据的排序 在实际工作中,输入的表格数据都是无序排列的。根据数据管理与分析的需要,可以将表格中的记录按升序或降序进行排列,以方便观察和分析表格中的数据。 8.1.1 排序的规则 数据的排序是根据数据表格中的相关字段名,将数据表格中的记录按升序或降序的方式进行排列。 Excel的排序分升序和降序两大类型,对于字母,升序是从A到Z排列;对于数字,升序是按数值从小到大排列的。Excel 升序使用如下表的规则排序。 表格的排序规则 符号 排序规则(升序) 数字 数字从最小的负数到最大的正数进行排序。 字母 按字母先后顺序排序,在按字母先后顺序对文本项进行排序时,Excel 从左到右一个字符接一个字符地进行排序。 文本以及包含数字的文本 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (空格) ! # $ % ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + = A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 光盘文件: 素材文件 光盘\素材文件\第8章\工资表.xlsx 结果文件 光盘\结果文件\第8章\工资表(单条件排序)end.xlsx 具体操作方法如下: 8.1.3 按多个条件进行先后排序 在Excel 2007中,可以同时按多个关键字进行排序。多个关键字的排序即是指先按某一个关键字进行排序,然后将此关键字相同的记录再按第二个关键字进行排序,依次类推。 例如,将下图中的“工资表”先按主要关键字“部门”进行降序排列,然后再将部门相同的记录按次要关键字“实发工资”进行升序排列。 光盘文件: 素材文件 光盘\素材文件\第8章\工资表.xlsx 结果文件 光盘\结果文件\第8章\工资表(多条件排序)end.xlsx 8.2 数据的筛选 表格记录的筛选操作就是将满足条件的记录显示在页面中,将不满足条件的记录隐藏起来。筛选的关键字段可以是文本类型的字段,也可以是数据类型的字段。筛选操作在数据表格的统计分析中经常需要用到。 8.2.1 让表格进入筛选状态 在对表格内容进行筛选之前,首先要在表格中启动筛选功能。 光盘文件: 素材文件 光盘\素材文件\第8章\员工业绩表.xlsx 结果文件 光盘\结果文件\第8章\员工业绩表(筛选)end.xlsx 具体操作方法如下: 8.2.2 按条件进行自动筛选 对表格启动了筛选属性后,就可以根据条件对表格进行筛选。 1.按单个条件进行筛选 例如,在下图所示的“员工业绩表”中,要求筛选出“职位=销售经理”的相关记录。具体操作方法如下: 2.按多个条件进行筛选 如果需要同时按多个条件筛选表格数据中的记录时,以可直接单击相关关键字右边的“筛选控制”按钮,然后选择筛选条件即可。 例如,现需要筛选出“职位=销售经理”且“所在地区=西区”的相关记录。在已筛选出“职位=销售经理”的记录后,再执行以下操作即可。 8.2.3 清除或退出筛选 1.清除已使用的筛选条件 如果要取消某一个筛选条件,可以选择已使用筛选关键字右边的筛选按钮,然后执行“清除筛选”(如从“地区”中清除筛选)命令即可。如果要取消表格所有筛选条件,则可再次单击“功能区”中的“”按钮。 2.退出筛选状态 对表格进行筛选分析后,如果要完全退出表格的筛选状态,可以在“数据”功能选项卡的“

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