SKYFILE电邮系统自动收发船员邮件的设置方法.docVIP

中远（香港）航运有限公司 船员家信系统V1.0使用说明书 目 录 第一部分 快速指引 ………………………………………………………… 2 第二部分 船员家信系统岸端使用说明 ……………………………………… 3 第三部分 船员家信自动收发功能操作说明 …………………………………… 6 第四部分 家信书写系统使用说明 ……………………………………………… 19 第一部分 快速指引 船员家属在岸端收、发家信 船员家属访问公司网站.hk，点击首页下方的“船员家信系统”链接进入船员家信系统。 输入工号（即调配号）及密码。工号不足六位的，请在前面补“0”。初始密码为身份证号的后六位，最后一位是X的，请输入大写X。点击左栏的“收件箱”功能键，即可收到船员从船上发回的家信。 点击左栏的“发信”功能键，即可给船员写信。 详细操作方法见第二部分《船员家信系统岸端使用说明》。 船员在船收、发家信 按第三部分《船员家信自动收发功能设置方法》，设置船员家信自动收发功能。 收信 船员家属发来的家信，会自动生成文件名为“CREWMAIL+日期+工号+姓名拼音”的zip压缩文件包，存放在报房通信电脑的“CrewMailIn”共享文件夹。 每天晚饭前，政委（没有配备政委的船舶由船长或船长指定的其他船员）通过局域网内其它联网电脑（如政委电脑）CrewMailIn”共享文件夹中复制船员家信放到SETT培训电脑上，供船员查看。（暂未配备SETT培训电脑的船舶，由船员复制到自己电脑上看） 船员找到自己的家信，输入密码即可查看，密码和船员家属登录岸端家信系统的密码一样。 发信 船员在任意一台电脑上安装“家信书写系统”。（安装及使用方法见第四部分《家信书写系统使用说明》。 船员用“家信书写系统”写家信，写好后点“保存内容”，“C:\CrewMailOut\8位日期”文件夹内会生成一个六位工号命名的文件，并自动加密（无法直接查看），这就是船员要发回家的家信。（由于每天限收发一封电邮，所以只能生成一个文件，如果写错了，可重写，保存后会覆盖原来的文件，建议船员先用WORD写信，然后再复制到“家信书写系统”中） 每天22：00前，船员将要发的家信复制到SETT电脑的待发送船员家信文件夹中。22：00，政委（没有配备政委的船舶由船长或船长指定的其他船员）用U盘从SETT电脑将船员家信复制出来，通过局域网内其它联网电脑（如政委电脑）CrewMailOut”文件夹内（文件夹内不能再建文件夹，只能放文件），报房通信电脑会自动将船员家信发出。（暂未配备SETT培训电脑的船舶，由政委或船长或船长指定的其他船员定时收集家信） 注意事项 船员和家属每天收、发家信均限1封，每封限4000字。 公司在通知船上接班船员名单时，会同时提供调配号，请船长及时告知在船船员。 船员家属登录岸端家信系统的登录密码同时也是船员在船查看信件时的密码，如有修改，要记得及时通知船员。 要做好安全和保密工作，未经船长许可，任何人不得在驾驶台和报房的通信电脑上进行任何操作可发送邮件到ZHANGXH@COSCOCHS.COM.HK向管理员反映。 第二部分 船员家信系统岸端使用说明 登录系统 要使用家信系统要先登录，登录公司网站主页.hk ,点击主页下方链接“船员家信”，会出现如下界面: 图1 输入工号及密码，点击确定按钮就可以登录了。 主界面 登录成功后，会出现如下界面: 图2 系统会自动显示当天及近三天的家信收发情况，点击左边相应的菜单项，就可以进行相应的操作。 发信 点击发信菜单项，会出现如下界面: 图4 系统会自动显示该船员目前所在的船舶，如果系统数据有误，您也可以选择正确的船舶，点击收件船的输入框，会出现下拉列表，输入船舶代码或者船舶名称，可以进行模糊查询，如下图: 图5 将鼠标移到相应的船舶，点击鼠标左键，就可以选取相应的船舶了。 之后录入相应的家信内容，系统会实时提醒您当前录入了多少字，还可以录入多少字，如下图: 图6 写完好点击发送按钮，就可以将家信发到船上的电子邮箱。 注:当前每封家信的内容暂时限定在4000字内，每天只能发一封家信。 收件箱 点击收件箱，可以查看船上发过来的家信，如下图所示: 图7 已发送邮件 点击已发送邮件，可以查看发到船上的家信，如下图所示: 图8 点击查看链接，可以查看相应的内容，如下图所示: 图9 修改密码 基于数据安全，建议登录后修改初始的密码，点击修改密码菜单项，会出现如下界面: 图10 输入原密码，新密码，将重新输入一次新密码，点击修改按钮就可以修改密码了。 注:新密码和重新输入的密码要一致，否则系统会提示错误。 退出系统 点击退出菜单项，就可以退出家信系统了。