国立科学工艺博物馆国家档案库房管理作业要点.docVIP

國立科學工藝博物館國家檔案庫房管理作業要點 96.6.1館秘字第0960002027號函訂定 97年9月9日 館秘字第0970003278號函修正 壹、總則 國立科學工藝博物館（以下簡稱：本館）為健全檔案管理與受託代管之國家檔案(以下簡稱檔案)保存環境，確保檔案之安全，增進檔案庫房管理效能，特訂定本要點。 國家檔案庫房(以下簡稱檔案庫)為本館蒐藏庫之一部分，其管理由蒐藏研究組主辦。 本要點所稱檔案庫管理單位，由蒐藏研究組指派專人組成之。 貳、庫房設施 檔案庫設施主要依據檔案管理局（以下簡稱：檔管局）「檔案庫房設施基準」規定辦理。 檔案庫照明設備全數採用低紫外線、低輻射量之燈管。 檔案庫之紙質檔案區全日溫度維持在21℃±1℃，相對溼度為45%±5%之間。 檔案庫消防設備為HFC-23智慧型滅火系統，消防設備每年檢測一次，以確定其功能。 檔案庫入口處設錄影監視系統及檔案庫設置門禁管制系統，以管制人員進入，進入檔案庫需以專用磁卡與密碼始得為之。 檔案庫設有緊急發電機，以備緊急之用。 參、檔案排架 檔案排架主要依據檔管局「機關檔案保管作業要點」、「機密檔案管理辦法」及「檔案電子儲存管理實施辦法」等規定辦理。 十一、檔案排架按檔案移轉機關之全宗號順序排列。依檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上而下直立排列。遇珍貴檔案或不便直立存放之檔案，得予平放。 十二、 各檔案架外側應標識該檔案原管理機關名稱。 肆、檔案清查 十三、檔案清查主要依據檔管局「機關檔案保管作業要點」規定辦理。 十四、檔案清查原則如下： 檔案庫管理單位依檔案目錄定期進行檔案清查。 前項檔案目錄，依機關別順序列印兩套檔案目錄，一套置於檔案庫，一套由檔案庫管理單位保管。 遇有檔案擺放過擠現象，應適時進行架位調整。 伍、檔案提還卷 十五、檔管局因業務需要調閱檔案者，比照機關借調程序來函借調申請，經館長核准後，送交檔案庫管理單位辦理提卷作業。 十六、檔案提還卷依下列規定辦理： 提還卷時間，自上午九時至下午四時三十分。 提卷時，應填具「國立科學工藝博物館國家檔案調案單」，以隨調隨提為原則。 一般檔案之借調以「卷」為單位辦理。 如遇委外編目建檔及影像數位化案進行期間，為配合大量提還卷作業，應於前一天中午前將隔日預計提卷之需求清單送交庫房管理人員，俾便預先準備，檢選檔案備用。 檔案提調以當日歸還為原則；非經簽奉核可，嚴禁延遲歸還。 陸、其他管理事項 十七、檔案庫內嚴禁下列行為： 使用或放置易燃、易爆物品。 吸菸。 飲食或儲存食物。 植養生物。 未經許可私自攜出檔案。 未經許可攝影拍照。 變造破壞檔案。 十八、檔案庫進出管制規範如下： 非檔案庫管理人員不得任意進出。 檔案庫管理單位以外之人員，因參訪或業務需要而有進入檔案庫必要者，應先循本館「人員物品入出蒐藏庫房管理規定」提出申請，經同意後，始得進入；其進入應會同檔案庫管理人員為之。 人員進出檔案庫應詳實紀錄於本館「國家檔案庫房人員進出紀錄表」。 十九、檔案庫管理人員應每日進行下列項目之查檢，並紀錄於本館「國家檔案庫房每日例行檢查紀錄表」： 消防設備是否正常。 錄影監視系統是否正常。 門禁管制系統是否正常。 庫房是否整潔。 檔案是否排列整潔。 檔案架設備是否正常。 溫溼度是否正常。 緊急照明是否正常。 二十、檔案庫設施如需修復，應填具本館「國家檔案庫房設施維護紀錄表」，報請修繕。 二十一、本館「國家檔案庫房人員進出紀錄表」、「國家檔案庫房溫溼度紀錄表」、「國家檔案庫房每日例行檢查紀錄表」及「國家檔案庫房設施維護紀錄表」，應每月彙陳蒐藏研究組主管核閱。 二十二、檔案庫管理人員職務異動時，應辦理移交手續，以明責任。 二十三、本要點由館務會報通過，經館長核定後實施，修正時亦同。 國立科學工藝博物館國家檔案調案單 （蒐藏研究組備查）　　　　　　　　　　　　　調案編號： 調案單位：　　　　　　　　　　　調案人及電話：　　　　　分機　　　　 調案申請日期：　　年　　月　　日　　　　應歸還日期：　　年　　月　　日 序號 機關名稱 檔號（系統流水號） 案名/案由 頁數 借調或調用機關名稱及來函文號 還卷註記 備註 1 2 檔管借調 核　　准 承辦人：　　　　蒐研組主任： 　　機關首長或授權人： 國立科學工藝博物館國家檔案調案單 第二聯（調案人收執）　　　　　　　　　　　　　　　調案編號： 調案單位：　　　　　　　　　　　調案人及電話：　　　　　分機