修改档案管理制008.docVIP

档案管理制度 为加强公司资料档案的管理、保存及完整、安全，使档案管理标准化、制度化，提高档案使用效率，便于查找利用，特制定本制度。 一、定义 本制度所称档案是指公司成立以来，在不同发展阶段所从事的业务、经营、企业管理、公关宣传等各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、合同、图表、声像、传真、报表、账册、胶卷、荣誉实物、证件、PPT等各种载体的档案，是记载公司发展历史的重要手段之一，是反映公司各个历史时期真相的宝贵资源。 二、归档范围 1、文字及电子文档部分（以下文档在形成后一周内提交档案库） （1）公司的历史、大事及反映公司重要活动的相关书面材料及电子材料； （2）各种经营策略、中长期计划、协议书、合同书； （3）重要会议材料，包括会议通知、议程、决议、总结、简报及会议纪要等； （4）有关管理机构发来的与公司有关的决定、批示、条例、规定、计划等文件材料； （5）公司主要市场活动的方案、总结、新闻媒体报道等； （6）公司领导任免以及关于职员奖惩、福利、调配、职称评定、工资、劳动定额、绩效考核及有关管理制度的文件材料； （7）可行性报告及勘探、设计、施工、竣工、工程等全过程中形成的档案； （8）政府及有关行政部门批复的有关批示、规定或下发的文件； （9）公司综合计划，会计凭证、财务账册，资产管理等文件资料； （10）其它对于公司发展有保存价值的文件材料。 2、声像部分（主要指照片、录音、录像等并以辅助文字说明的历史记录） （1）领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料； （2）公司有关人员组织或参加的重要会议，展览、宣传以及外事活动的声像资料； （3）反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料； （4）其它单位形成的与公司有关的重要声像资料； （5）项目开发建设过程中的历史真相、工程形象及进度记录的声像资料； （6）广告公司的平面广告图片、影视广告片等； （7）反映企业文化活动、社区文化活动的声像资料等； （8）其它具有保存价值的声像资料。 声像档案是公司历史档案资料的重要组成部分，必须同档案实行集中统一管理； 3、按文档性质分类 类别 细目名称 基本范围（包含文本、照片、声像等资料） 经营管理类 经营决策 股东会及董事会决议、会议纪要；公司发展战略规划、战略性决策、目标管理；各类经济合同管理、投资管理等。 计划工作 月、季、年度计划、各项专业计划、销售计划、全面计划管理等。 治理结构 人事、行政、财务、工程、营销管理制度，人事档案、员工招聘、培训、调配、架构设置、奖惩、福利、考核等资料。 行政管理类 法律事务 涉外法律事务、法规制度等。 行政事务 各种会议材料、纪要、往来函件等、请示、报告、总结计划、资产管理、审批文件，机要保密工作等。 外事工作 公司社会活动、涉外活动、各种接待等。 工程管理类 项目管理 项目立项、可行性分析及勘探、设计、施工、竣工、工程等全过程中形成的档案。 质量管理 公司质量管理标准、楼宇质量检测和质量控制类资料。 技术管理 技术书籍、应用材料、新技术创新、测绘图、规划图、各类设计图、施工图、水电图、竣工验收和工程创优的全过程。 营销管理类 市场调研 市场分析、客户调查资料（含代理、广告、策划公司）。 市场营销 重大奠基、庆典、开盘、新闻发布会、签约等仪式和各类营销活动的图片资料、文字介绍、影视片等。 销售管理 定价策略、售后服务、销售合同等。 广告推广 各阶段广告、媒体报道、推广活动等（含文本、图片、声像）。 财务管理类 账务管理 各类报表、账簿、会计凭证、财务清册等。 成本管理 工程概预算、决算、结算等 。 资产管理 资产统计、转移、资产调拨等。 三、档案分级制度及存档时限 依照文档性质分为绝密、机密、普通三个等级，绝密文件需永久保存；机密文件需长期保存，时限为十年；普通文件短期保存，时限为三年。对于有关图片、声像等无法界定档级但又反映公司发展历史的亦需永久保存。 具体分级及管理时限见下表： 类别 细目名称 基本范围（包含文本、照片、声像等资料） 档案分级 保存年限 经营管理类 经营决策 股东会及董事会决议、会议纪要 绝密 永久 公司发展战略规划、战略性决策、目标管理 各类经济合同、承包合同、合作合同 对外投资、利润等投资管理文件 计划工作 月、季、年度计划、各项专业计划 机密 10年 销售计划、全面计划管理 治理结构 法人治理制度、工资福利待遇 绝密 永久 人事、行政、财务、工程、营销管理制度 机密 10年 人事档案 绝密 永久 员工招聘、培训、调配、架构设置、奖惩、福利、考核等资料 机密 10年 行政管理类 法律事务 涉外法律事务 机密 10年