非生产性采购订管理程序.docVIP

1 范围 本程序适用于哈飞汽车股份有限公司（以下简称哈飞汽车）。 本程序适用于哈飞汽车股份有限公司辅料、机具备件、办公用品、IT耗材等实行ERP结算物资的订单管理。 2 目的 旨在加强公司非生产采购订单的管理，以达到保证质量、准时交付、满足生产的目的。 3 术语和定义 3.1 非生产性物资订单管理：指非生产性物资从订单生成到交付的全过程管理活动。 4 职责 4.1 采购管理部门： 4.1.1 负责维护系统订单生成数据搭接（物料、供应商、价格等）； 4.1.2 负责采购订单的制做、发放、交付过程监控，确保物料按时、按质、按量到达需求部门； 4.1.3 负责供应商开票通知单及发票的审核。 4.2 供应商：接收采购订单, 按要求送货到指定地点。 4.3 质量部：负责对生产用辅料按质量标准进行判定，确保供应商所供物料满足质量要求。 4.4 需求部门：负责按采购订单对物料进行领取验收使用。 4.5 财务部：负责采购订单价格及开票通知单审核、货款的挂帐支付。 5 工作要求及程序 5.1 工作程序 5.1.1 采购管理部门根据审核后的需求制做《采购订单》（见附录B.1）并发放、跟踪。 （1）采购订单生成前准备，采购订单基础数据搭建: 1）建立物资采购目录； 2）维护ERP系统的物资采购价格； 3）负责供应商ERP系统物资关联。 （2）采购订单的制做: 1）根据审核后的采购需求制做采购订单； 2）对错误订单在系统中及时进行关闭处理； （3）采购订单的发放:发放采购订单给供应商,并与供应商交流订单信息，及时修正供应商提出的异常订单。 （4）采购订单的跟踪:落实发放采购订单的交货状态，发现异常及时处理，确保公司生产、维修需要。 5.1.2 供应商接收采购订单, 按要求送货到指定地点。 5.1.3 质量部对生产用辅料按标准进行入厂验收，确保产品质量。 5.1.4 需求部门按采购订单对物料进行验收，验收不合格的物资，由采购管理部门填写《非生产性物资退、换货记录表》（见附录B.3）,并做好跟踪追料工作。 5.1.5 财务部对采购订单价格进行审核，确保采购订单价格正确后生成开票通知单（见附录B.2）。 5.1.6 采购管理部门审核开票通知单无误 ,签字确认交财务部无误 图1 非生产采购订单管理流程图 （2）非生产采购订单管理流程说明见表1。 表1 非生产采购订单管理流程说明 序号 活动名称 执行者 执行时间 输入物 参考文件 交付品 1 制做采购订单并发放、跟踪 采购管理部门 1个工作日 审核后采购需求 采购订单 2 接收采购订单,按要求送货到指定地点 供应商 1个工作日 采购订单 物料 3 入厂验收，合格到步骤4，不合格返回步骤2 质量部 1个工作日 物料 质量标准 盖质量审核章采购订单 4 验收物料 需求部门 1个工作日 物料 已接收采购订单 5 审核价格，生成开票通知单 财务部 1个工作日 采购订单 开票通知单 6 审核开票通知单 采购管理部门 1个工作日 开票通知单 开票通知单 7 审核挂账付款 财务部 1个工作日 挂账单据 结算挂账 6 记录 序号 记录名称 格式 记录编号 管理部门 保存期限 1 采购订单 附录B.1 HF-CG14-R01-01 采购部 1年 2 开票通知单 附录B.2 HF-CG14-R02-01 采购部 1年 3 非生产性物资退、换货记录表 附录B.3 HF-CG14-R03-01 采购部 1年 7 附录 附录A 参考标准 无。 附录B 记录模板 附录B.1 采购订单 见表B.1。 表B.1 标准范本见附件B.1。 附录B.2 开票通知单 见表B.2。 表B.2 标准范本见附件B.2。 附录B.3 非生产性物资退、换货记录表 见表B.3。 表B.3 标准范本见附件B.3。 附录C 引用文件列表 见表C.1。 表C.1 序号 参考文件 文件编号 管理部门 附则 本程序起草单位：采购部 本程序起草人：李艳红 本程序审核人：邵百苕 本程序批准人：刘正均 发布/修订记录 发布/修改日期 实施日期 变更理由 修订内容 非生产性采购订单管理程序 Q/2A CG14-2012 document management as a breakthrough, and constantly improve the content, active in the application. Government information between the provincial and