秘书公文写作知识行政机关公文写作知识.docVIP

公文，即公务文书，是指党政机关，企事业单位和一切社会团体在处理公务过程中形成的有现行功用和特定格式的文字材料。我们今天所要讲的，主要是指行政机关公文。行政机关公文（以下简称公文）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，通俗的讲，就是我们平时所讲的文件，它是依法行政和进行公务活动的工具。　　一、公文的种类与适用范围　　公文的种类主要有13个文种，包括：　　命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。　　决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。　　公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。　　通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。　　通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。　　通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。　　议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。　　报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。　　请示适用于向上级机关请求指示、批准。　　批复适用于答复下级机关的请示事项。　　意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。　　函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。　　会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。　　就县、乡两级信用社而言，公文种类通常用得最多的主要是通知、请示、报告、批复、函、会议纪要等文种。　　二、公文格式　　公文是公务人员共同使用的处理公务的重要工具，必须有统一的格式，供大家共同遵守。公文格式是指公文的外观形式，由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式组成。　　（一）文面格式　　公文的文面格式是公文全部书面内容的结构，不同的机关、不同类别的公文，有不同的文面格式，如党的机关与行政机关的文面格式有所不同，但差别不大。　　目前，通用公文的文面格式一般包括版头、份号、密级与保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件名称、成文日期、印章、印发传达范围、附件、主题词、抄送机关、印制版记等要素。就基层信用社而言，一般要有发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印制版记等。　　1、发文字号。即公文代号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成（如桃农信发〔2006〕1号），用3号仿宋体标注于版头下空2行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文年度与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文年度要用中括号“〔〕”而不能用圆括号“（）”或方括号“[]”，另外发文年度应标全称，不能简写，例如〔2006〕不能简写为〔06〕。发文序号分年度从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001”），不加“第”字。　　2、标题。一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成。位于红色横线下方空2行排印。用2号小标宋体，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。　　3、主送机关。指主要受理公文的机关。应当用全称或规范化简称，或同类型机关统称。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。　　4、正文。位于主送机关下方。正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1．”，第四层用“（1）”。第三层的“1．”不能写成“1、”，即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1．”。　　在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷4种字体，均用3号字。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的（既复合型公文），第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。　　5、附件及附件名称 附件是公文的组成部分，对主件正文起说明、解释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。　　公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。