第二章 事务管 第一节.doc.docVIP

第二章 事务管理 本章提示 本章介绍涉外接待，办公室环境管理、办公室日常事务管理、办公用品和设备管理以及信息管理等知识，使学习者能比较全面系统地了解了四级秘书的日常性办公室事务工作的内容，同时还要求学习者能够比较熟练地掌握秘书办事的工作程序和操作技巧。 第一节 接待 学习目标 在这一节里主要介绍如何接待来访团体的知识和技巧，使学习者学会制定接待工作计划，安排迎送来访团体，安排来访者食宿、交通、行程和参观娱乐活动。 制定接待工作计划 接待来访团体的第一项工作介绍制定接待工作 相关知识 接待规格 秘书必须能根据来访者的身份确定接待规格。接待规格是从主陪人的角度而言的。接待规格有3种，如图2-1所示。 高规格接待。即主要陪同人员比主要来宾的职位要高的接待。如一公司副总经理接待上级单位派来了解情况的工作人员，或记得一位重要客户，而这客户的职位不过是某公司部门经理。高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。 对等接待。即主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待。这是最常用的接待规格。 低规格接待。即主要陪同人员比主要来宾的职位艺低的接待。这种接待规格常用于基层单位，比如某部领导到下属企业视察，其企业的最高领导的职位也不会高于部领导，这就属于低规格接待。 高规格接待固然能表现出重视、友好，但