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关于邮件正文 Email正文要简明扼要，行文通顺 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收件人拉滚动条才能看完邮件。 注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须客观。 Email正文用序号列表，以清晰明确 如果事情复杂，最好用1/2/3的目录列出段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简短不冗长，切忌长篇大论。 一次邮件交待完整信息 最好一次邮件中把相关信息说清楚，说准确。不要过两分钟再发一封“补充”或“更正”之类邮件，这会让人反感。 尽可能避免拼写错误和错别字，三查而后发 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果有英文，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文，注意同音别字。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读三遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 合理提示重要信息 不要过多使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。 合理利用图片、表格等形式来辅助阐述。 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的细致。 尽量不要使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 ?:) 只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合 关于附件 —— 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 —— 附件文件应按有意义的名字命名，不可用难以看懂的文件名。 ——正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 ——附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 ——如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。 ——如果附件过大（不宜超过5MB），应分割成几个小文件分别发送。 关于语言选择和汉字编码 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。 ——尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件； ——对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。 选择便于阅度的字号和字体 中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。经研究证明这是最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。 七、短信（微信）礼仪 　　■发短信（微信）一定要署名　　 　　短信署名既是对对方的尊重，也是达到目的的必要手段。没有署名的祝福发了等于没发。如果是正事，不署名更会耽误事。　　 　　■短信（微信）祝福一来一往足矣　　 　　现在每逢节日，人们都会发短信祝福。来而不往非礼也，所以别人发来短信，自己就要回一个短信。接到对方短信回复后，一般就不要再发致谢之类的短信，因为对方一看，又得回过来。就祝福短信来说，一来一往足矣，二来二往就多了，三来三往就成了繁文缛节。　　 　　■有些重要电话可以先用短信（微信）预约　　 　　有时要给身份高或重要的人打电话，知道对方很忙，可以先发短信“有事找，是否方便给您打电话？”如果对方没有回短信，一定不是很方便，可以在较久的时间以后再拨打电话。　　 　　■及时删除自己不希望别人看到的短信（微信）　　 　　一些人经常把手机放在桌上，如果出办公室办事或者去卫生间，也许有好奇之人就会顺手翻看短信。如果上面有一些并不希望别人看到的短信，就可能引起麻烦。如果不幸被对方传播出去，后果就更严重。夫妻之间亦是。难免会有异性同事、朋友发一些语言亲昵的短信，其实是因为双方熟了，开开玩笑，如果让爱人看见，就会引起不必要的误会，因此经不起推敲的短信一定要及时删除。　　 　　■上班时间不要没完没了发短信（微信）　　 　　上班时间每个人都在忙着工作，即使不忙，也不能没完没了地发短信。否则就会打扰对方工作，甚至可能让对方违纪。如果对方正在主持会议或者正在商谈重要事项，闲聊天式的短信更会让对方心中不悦。 　　■发短信（微信）不能太晚　　 　　有些人觉得晚上10点以后不方便给对方打电话了，发个短信告知就行。短信虽然更加简便，但如果太晚，也一样会影响对方休息。　　 　　■提醒对方最好用短信（微信）