Access与Excel在《校园办公管理系统》中的应用.docVIP

Access与Excel在《校园办公管理系统》中的应用 　　摘 要：本文介绍了中职学校《校园办公管理系统》的主要功能，通过对学生档案管理中出现的常见问题进行分析，并利用Access与Excel两个软件的数据交换、数据分类、数据批量修改等功能，找出了解决问题的途径和方法，从而提高了办公效率，为校园信息化的应用起到积极的推动作用。 　　关键词：中职学校 Access Excel 校园管理系统 　　中图分类号：G255.2 　　1 《校园办公管理系统》的功能 　　《校园办公管理系统》主要应用于当前普通高等教育学校、职业技术学校、中等专业学校，针对在校学生学籍、成绩、验证等工作的需要，以流行的整合式办公管理设计方案，合理解决有关数据的连接，查询，综合管理等问题。系统通过有效地协调各方面的工作，对数据进行合理组积，为学生信息管理现代化、科学化提供了有力手段。其应用范围包括主管教育部门、学校及相关办公室；涉及新生入学、编班、升级、毕业、转班、奖励、处分，各科成绩管理，证书打印，发放，以及学生身份验证等学生信息管理内容。通过Internet 可进行信息库的共享，汇总上报，提高相关部门的工作和管理效率。其系统的功能主要包括两大模块，一是学生学籍管理系统（见图1）；二是考试成绩管理分析系统（见图2）。 　　2 《校园办公管理系统》信息管理存在问题 　　2.1 信息的收集 本系统主要是进行学生信息管理，信息收集是首要任务，一种方法是按照系统的新生登记表（见图3）进行逐个信息人工录入，对招生人数多的学校，录入和校对需花费较多的时间和人力且容易出错；另一种方法是利用招生信息，此信息由学校直接在网上招生平台录入学生的信息，由教育部门审核录取后，以Excel电子表格导出反馈给学校，这些信息是经过一个细致的核对过程，信息准确度高，但不能直接导入到学生学籍管理系统中。 　　2.2 信息的归类处理 本系统只提供了新生信息录入平台，界面没有提供排序功能，收集到的学生信息不能根据学校自身的情况进行科学地分类处理，如招生起点既有高中又有初中，学习形式既有三年又有一年，学制既有全日制又有工学结合，招生既有春季又有秋季，按学生管理需要，要求相同类别的学生信息排列在一起，为以后分专业分班级提供方便，这需要采用系统外的其它方法进行解决。 　　2.3 信息的批量导入 采用系统外的其它方法对已有信息进行批量分类管理后，这些信息只有导入到《校园办公管理系统》才能够得到真正的应用，如何将excel电子表格的文件转换到《校园办公管理系统》的Access数据库环境下呢？出现了两个难题，一是原有数据库文件是只读属性的，不能直接对其进行修改；二是原有数据库文件Access97版本无法与现在普遍使用的Excel2007、Access2007版本进行数据交换。 　　3 解决方法 　　3.1 信息收集 　　3.1.1利用招生平台导出Excel格式的招生信息表。 　　例如：某学校2012年春季招生情况表如表1、表2。 　　3.1.2 从《校园办公管理系统》中的数据库edu.dbc中导出新生空表。由于新生表字段内容过多，只保留必须填写的字段内容，其余字段删除，修改后的新生表如表3中字段。 　　3.1.3 将招生信息表中与新生表相同的信息进行填充复制。字段中姓名、性别、出生日期、籍贯（对应表1的地市）、入学分数（对应表2的投档总分）、所选专业（对应表1的专业）采用复制方式；字段中民族、入学日期、学校统编码、招生编码、招生起点、学习形式等采用填充方式，其中学校统编码和招生编码字段的单元格格式设置为文本，在后期导入时才能和数据库中的类型相符。 　　3.2 信息分类管理 　　3.2.1 新生表在Excel中按招生起点、学习形式和所学专业进行自定义排序。 　　如梅州农业学校新生表中的招生起点根据实际情况自定义为高中秋、高中军、初中秋的顺序，学习形式自定义为全日制、工学结合，所学专业按要求排序（农艺、园艺、畜牧兽医、园林、农村经济管理、农业机械化、工业与民用建筑、汽车制造与维修等），具体方法是：在excel的“工具”菜单下的“选项”命令中“自定义序列”中添加需要自定义的数据。在“数据”菜单下的“排序”中单击“选项”按钮，选择添加的“自定义的序列”。 　　3.3.2 排序完成后，再将招生编码按照本年招生顺序编码。如果2012年春季招生有302人，秋季招生始，按序列填充，最后以“新生0.xlsx”命名保存。信息分类后字段中相同类型的信息就排列在一起。 　　3.3 信息导入 　　将分类管理好的“新生0.xlsx”表导入到《校园办公管理系统》的安装目录中的edu.mdb数据库中。 　　3.3.1 改变系统软件原有的不可修改属性：将《校园办公管理系统