合同管理制度A类11-8-30].docVIP

江苏洋口港投资开发有限公司 Jiangsu YangkouPort Development and Investment Co.,Ltd 管理制度 合同管理制度 YKP-CO-001-A 版 本 号 V3.0.a 编制部门 总经理办公室 编 制 人 庄国民 日 期 2011年8月24日 审 核 周建和 日 期 2011年9月10日 批 准 余 科 日 期 2011年 月 日 1、目的 为加强公司合同管理，规范公司合同的起草、审查、批准、签订、履约、变更、解除等行为，防范与控制合同风险，维护公司的利益，依据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》以及其他相关法规并结合本公司的实际情况，特制定本制度。 2、范围 适用于公司所有实施项目的合同管理工作。 3、管理机构与职责 3.1公司董事会授权董事会执行小组负责重大项目、金额超过200万元的工程项目和金额超过20万元的非工程项目合同审批。 3.2在董事会授权范围内，总经理对外代表公司签订合同，所有合同均应由总经理或总经理授权代理人签署。总经理的授权代理人对外签订合同须持有代理授权委托书。代理人所实施的代理行为，需在授权范围内及代理期限内进行。 3.3财务总监负责合同的审核、资金筹措与落实。 3.4财务审计部负责合同的审核、支付、结算。 3.5工程商务部负责项目合同的起草、审核、履约过程控制及结算。 3.6项目实施部门（工程商务部或其他部门）负责项目合同执行的具体工作和全过程控制。 4 程序 4.1合同的订立 4.1.1工程商务部根据审批后的采购报告，负责合同的商务谈判，起草合同文本，按照公司内部的审核程序，提交《合同审批表》，进行合同审核并根据过程审核情况对合同文本作相应修改。 4.1.2法律顾问根据相关法律、法规对合同进行法律审查。 4.1.3工程商务部（或其他执行部门）根据项目实施条件对合同进行审核；根据设计文件及相关规范对合同进行审核。 4.1.4财务审计部根据财务制度和相关法规对合同进行审核。 4.1.5财务总监根据公司的项目实施计划对合同进行审核。 4.1.6副总经理根据分管范围的项目实施对合同进行审核。 4.1.7总经理根据公司的项目实施计划和董事会的授权负责合同的审批和签署。 4.1.9合同经签署后，由总经办负责合同加盖公章，必要时需加盖骑缝章。 4.1.10合同的正本由总经办档案室存档（未经许可，任何人不得复制或借阅），副本分发财务审计部、工程商务部或其他执行部门。签约方的合同文件由工程商务部负责分发。 4.1.11合同审批流程图详见附页 4.2合同日常管理 4.2.1公司对合同管理的要求是：分级管理，责任到人。 4.2.2每份合同都应编号，不重复，不遗漏。合同的各种资料，包括合同正副文本及附件；合同文本的签收记录；分期履行的情况记录；变更、解除合同的协议（包括文书、函电）等，均应及时建档，妥善保管，并做好合同跟踪记录。 4.2.3签署合同应使用单位公章。凡使用公章或合同专用章签约的，必须遵守公司制订的《印章管理制度》，填写《用章审批单》，确认用印人，做好用印记录。 4.2.4合同保管部门（或接触到合同文件的所有人）应对合同内容中涉及保密的条款应承担保密责任，以免由于商业机密泄露对企业造成经济损失。 4.2.5合同依法成立即具有法律约束力。工程商务部、财务审计部、经营中心、总经理办公室和有关人员都应认真严格履行合同条款。项目实施部门依据相关技术要求、质量标准和验收标准负责跟踪和监控项目的进展。对有关合同履行过程中的书面签证、往来信函等及时整理、妥善保存，对可能产生变更、索赔的相关文件应及时抄送各相关部门，并会同各相关部门研究解决。 4.3合同支付 4.3.1 项目工程师（或项目负责人）根据项目供应商的付款申请，按实际项目进度、项目完成量、中间验收情况及合同条款，提出支付，并填写《付款审批表（一）》。 4.3.2 工程商务部（或执行部门）经理审核付款申请并签署意见。 4.3.3 工程商务部造价工程师应按合同条款、现行计价规则对经审核的已完合同量，提出支付意见,并填写《付款审批表（二）》。 4.3.4 工程商务部合约经理根据签订的合同及相关会议纪要、补充协议（如果有）进行审核，并签署意见。 4.3.5 工程商务部经理综合评判合同执行的总体情况及公司的管理规定，审核付款预算，并签署意见。 4.3.6财务审计部根据合同、甲供材料（或者甲供水电费）、各种借款、暂付款以及应付未付款的资金成本等做好每次应付的结算款，并签署意见。 4.3.7公司领导审批。 4.3.8合同支付流程图详见附页 4.4合同变更 4.4.1合同履行期间因合同内容（标的、数量、质量、履行期限、履行地点、履行