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第三节 印信管理与值班工作 情景案例 汪华是科庆公司经理秘书，某日他高中时的一位老同学林某找到他，告诉汪华说自己有一笔好买卖，但他是个人身分，不如公司签合同方便，想借用科庆公司的名义，让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完后就还给科庆公司，并给汪华数目可观的报酬。汪华应允后，林某利用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆公司业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同，骗取了东信公司价值一百万元的钢材。林某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事件给科庆公司造成了信誉和财产上的损失。 任务分析 科庆公司经理秘书汪华因一己之贪欲，私开公司介绍信加盖公章后交给林某使用，结果造成公司重大经济损失，汪华的教训是深刻的。在一般情况下，介绍信由单位印章管理人员负责掌管。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印章的介绍信才能起到凭证的作用，因此，介绍信的管理与印章的管理同样重要，来不得半点马虎，否则，出了事故，当事人要负责任。在介绍信的管理中，一定要坚持原则，不为利诱，不为情动，按公司相关规定办事。 印章的管理和使用 1、印章的概念 印章，向下代表着一种权力，是机关职能的合法代表，向上则要代表责任，凡是有公章或签章的文件，领导要负一定的责任，机关发文、发函、签署合同、订立协议、出具证明等，均要用印才合法有效。因此，印章是单位组织权力的象征和职责的标志。 2、印章的种类 印章按其性质和作用划分有多种，现列简表如下： 印章的管理和使用 印章的管理和使用---刻制与启用的步骤 印章的管理和使用 4、印章的使用 ⑴ 盖用单位印章，必须由单位主要负责人审核签名批准。但为了方便工作，对于一些一般性事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或印章管理人员审签； ⑵ 秘书用印前，必须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印 印章的管理和使用 印章的管理和使用 （3）对需留存的材料应在加盖印章前，留存一份，立卷归档； （4）不得在空白凭证上加盖印章。确因工作需要，由业务部门以领导机关名义颁发的凭证，需要事先加盖机关印章或套印然后填发的，经过领导批准可以盖印。 （5）企业秘书在用印时应严格按照上司要求，亲自把握和使用，绝不能委托他人代为用印，更不能以印谋私，损害企业利益； （6）用印时应注意盖印位置正确、端正、清晰，一次成功。 小技法 印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要“骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。 印章的管理和使用 5、印章的管理 ⑴ 印章的保管工作一般由秘书担任，按照保密要求，管印者不得委托他人代取代用印章，印章应放在专门的保险柜内，随用、随取、随锁。 ⑵ 做好印章保养工作，盖印下面要衬垫一定弹性的硬橡胶或厚纸等，防止印泥在坚硬的物体上使用造成碰损，印章应及时清洗，确保印迹清晰。 ⑶ 如果因工作需要，别的部门需借用单位公章，须严格履行相关手续，可制作用印申请单。 印章的管理和使用 　　　　　 用印申请单　 　　　　　　　　　　　　　　　　　 介绍信的管理和使用 1、介绍信的概念 介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双重作用。 2、介绍信的种类 从文面格式来看，介绍信有两种： ⑴ 书信式 是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺）书写的介绍信 介绍信的管理和使用 例文1 介绍信 ××公司： 今介绍我公司×××、×××两位同志前往贵公司洽谈有关××产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。 此致 敬礼 （印章） ×年×月×日 （有效期×天） 介绍信的管理和使用 ⑵ 印刷式 是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部分组成。 介绍信的管理和使用 No．××××