发送运输代理服务操作流程.docVIP

发送运输代理业务操作流程 一、业务流程示意图 二、具体操作程序 1、洽谈协商业务 业务部门与委托人洽谈业务时，负责受理业务的工作人员，要向委托人询问代理货物的品名、属性、包装、规格、质量、数量、价值、发站和到站等情况，讲清发送运输代理的服务内容、收费依据、收费标准和计费办法等内容。为委托人设计最佳运输方案，向委托人通报发送运输代理服务总体报价，提供《服务报价单》（见物流管理工作手册第61页），“报价单”一式两份，双方签字盖章后，各执一份，做好发送运输代理服务的准备工作。 2、签订代理合同 委托人同意我方为其办理发送运输代理服务业务后，业务员要与委托人签订《发送运输代理合同》（见物流管理工作手册73页），合同一式两份，双方签字盖章后，各执一份。合同中要明确委托代理货物的品名、代理总量、服务内容、收费标准、收费依据、费用结算、合同期限等内容。替委托人垫付运杂费、装卸费、保价费的代理企业，在合同的其他约定事项中要明确垫付费用的结算办法。签订《发送运输代理合同》执行黑价经字（2007）244号文件规定的收费标准。 3、登记合同台账 我方留存的合同交合同管理员统一管理，由合同管理员负责登记《合同管理台账》（见物流管理工作手册55页），建立合同管理档案。同时将合同复印件传递给业务员和结算员，作为办理代理业务和结算手续的依据。 4、办理验货交接 业务员依据《发送运输代理合同》的有关约定，为委托人选择货位。委托人将货物运送至指定货位时，业务员与委托方工作人员验收代理货物，办理交接手续，填写《物流代理服务货物验收交接单》（附件1），一式两份，双方签字盖章后，各执一份。“交接单”中要明确登记委托人单位或个人姓名，代理货物的名称、包装、规格、件数、数量、价值，以及货物的发站和到站等内容，作为办理代理业务的依据。 5、办理运输手续 业务员要依据《发送运输代理合同》约定和《物流代理服务货物验收交接单》的相关内容，为委托人提报整车运输服务订单、代填铁路货物运单、办理请车配车、替委托人垫（代）付运杂费等运输手续，为代理货物的发运做好准备工作。替委托人垫（代）付运杂费等费用的企业，结算运杂费等费用后，业务员要将有关票据及时返给委托人，并填写《票据传递交接登记簿》（见物流管理工作手册第99页），一式两份，双方签字后，各执一份。 6、办理结算手续 代理货物装车前，业务员要填写《物流代理服务货物结算通知单》（附件2），一式两份，双方签字后，自留一份，交委托人一份；结算员依据委托人持有的由业务员出据的《发送运输代理货物结算通知单》为委托人办理结算手续，并留存《通知单》，同时出据《物流代理服务货物结算单》（附件3），一式两份，双方签字后，交委托人到收费员处办理交款手续。 7、办理交款手续 收款员依据委托人持有的由结算员出具的《物流代理服务货物结算单》为委托人办理交款手续，开据运输代理专用发票，在结算单和发票上加盖收讫戳记。结算单自留一份，交委托人一份。专用发票一式肆份，交货主一份，返集团收入一份，交财务一份，自留一份。 8、监督货物装车 业务员依据委托人持有的由收款员出具并加盖费用收讫戳记的《物流代理服务货物结算单》，监督装车，确保装车数量与铁路运单一致，并留存《结算单》。装车后，业务员登记《发送运输代理货物统计台账》（附件4）。 9、上缴收取款项 收款员每天统计当日所收款项，于下午4点前填写财务统一格式的《缴款单》和《日进缴款报表》（附件5），一式两份，同所收款项一并上缴财务部门。出纳员核对无误后，双方签字，并在《缴款单》和《日进缴款报表》上加盖现金收讫戳记，返给收款员一份，同时给收款员开据收据。 三、工作要求 1、开展发送运输代理业务，必须严格执行省级物价部门规定的收费标准，使用统一的合同文本，签订规范的《运输代理合同》，严格按合同约定服务内容开展服务。 2、必须及时给货主开据专用发票，每天每个货主发货都必须单独开据运输代理专用发票，货主不要的要自行留存。 3、财务部门要加强监管力度，每月月末要对业务员、结算员、收款员的合同、报表、台账等进行核对，发现问题及时处理，保证收入真实和安全。 4、整个运输代理业务操作过程要做到代理合同、货物验收交接单、结算通知单、结算单、统计台账、专用发票、日进款报表等各种手续的编号、品种、吨数、收费标准、收费金额相一致。 5、委托人将运输代理货物交由我方进行保管的，要按仓储保管的有关规定进行看管，做好交接班记录，确保货物安全。委托人需要我方提供仓储服务的，另行签订仓储保管合同或订单。 附件:1、物流代理服务货物验收交接单 2、物流代理服务货物结算通知单 3、物流代理服务货物结算单 4、发送运输代理货物统计台账 5、日进缴款报表 附件1： 物流代理服务货物验收交接单 单