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************工程有限公司 档案管理制度 汇编： 行政人事部 二零一四年十二月四日 档案管理制度 一、管理责任部门及相关人员职责 1 二、档案分类及归档范围、要求 2 三、档案移交、整理、编号 3 四、档案的利用 4 五、档案的保管 5 六、档案的销毁 5 七、档案保密制度 6 附件： 档案管理相关表格 公司档案管理明细表 总 则 （一）为了加强对工程资料的管理，完善和规范公司管理制度，特制定本规定。（二）本规定适用于公司总部及项目部。 一、管理责任部门及相关人员职责 （一）人事行政部负责制度的推进以及各部门档案管理体系的建立、优化与督察，并直接向人事行政部经理负责。 （二）总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。 （三）部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制登记表》、《档案查阅登记表》、《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》，和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。 （四）各部门资料员/资料管理员 1、制度在部门的执行； 2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作； 3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期分类整理保存。 二、档案分类及归档范围、要求 （一）文书档案 1.1归档范围： 1.1.1、集团资料 各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等 公司章程 集团公司发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文 1.1.2、红头文件 公司下发和上报的各类正式行文 1.1.3、外来文件 各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件 1.1.4、会议资料 会议纪要利用明源流程存档 专题会会议讲义 1.1.5、法律文件 合同、协议审核； 诉讼材料 1.1.6、物资采购合同 1.1.7、车辆资料 公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料 1.2归档要求： 1.2.1、集团证照资料：由财务部关注各类营业证照更新时间，保证证照及时更新，做好使用登记以及复制登记。 1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件及外来相关文件移交行政部；车辆资料直接移交车辆管理员。 1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。 （二）人事档案 2.1、归档范围 2.1.1劳动合同、聘用协议； 2.1.2一般员工转正、调动、任免、离职、降职文件； 2.1.3职称评定材料； 2.1.4面试表； 2.1.5劳务合同纠纷及处理材料； 2.1.6员工培训计划、总结、方案 2.2、归档要求 2.2.1由人事专员保存于部门档案柜； （三）建设类档案 3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程部： 3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。 3.1.2预算、结算文件： 3.1.3项目核准（立项）阶段 3.1.4方案审查阶段 3.1.5初设审查阶段 3.1.6施工许可证阶段 3.1.7预售阶段 3.1.8竣工验收备案登记阶段 3.1.9产权证办理阶段 3.2、归档要求 3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交相关的管理人员。 3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成后及时将资料整理归类造册，合理保存。 3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。 3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交负责人保管。 （四）会计档案 4.1、归档范围 4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证； 4.1.2、会计账簿类： （1）总账； （2）现金日记账， （3）银行存款账、银行明细账； （4）辅助账簿； 4.1.3财务报告类： （1）年度决算报表（经会计师事务所审计后）； （2）月度、季度财务报表； （3）不定期重要一次性报表； （4）审计报告； （5）验资报告； （6）资产评估报告。 4.1.4其他类： （1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册； （2）银行存款余额调节表、银行对账单； 4.2、归档要求 4.2.1会计凭证、账簿由财务部