刘桂霞定稿—地勘单位企业化经营模式下加强档案管理的几点思考.docVIP

地勘单位企业化经营模式下加强档案管理的几点思考 陕西省煤田地质局 刘桂霞 【摘要】地勘单位实施企业化经营模式已经成为其发展的重要趋势。本文总结了地勘单位档案管理面临的新形势、新要求，总结当前档案管理工作中存在的问题，提出了提升档案管理的基本思路。 关键词：地勘单位 企业管理 档案管理 如何对地勘单位的档案进行科学、有效的管理，提高档案管理的科学化、规范化水平，是许多地勘单位面临的重要问题。 随着地勘单位改革发展的不断深入，地勘单位实施企业化经营模式已经成为重要趋势。但是由于地勘单位的企业治理结构规范化、科学化的程度不高，管理体系还不健全，对企业化经营模式下的档案管理工作还欠规范。尤其是随着信息技术在地勘单位档案管理中的广泛应用，原有的档案管理理念、管理方式方法都发生了巨大的变化。在这种情况下，如何对地勘单位的档案进行科学、有效的管理，提高档案管理的科学化、规范化水平，是许多地勘单位面临的重要问题。认真总结先进的档案管理理念，对于进一步推动地勘单位的提高档案管理水平，规范档案管理的流程有着十分重要的意义。本文从地勘单位的企业化经营模式的形势出发，总结了当前地勘单位档案管理工作中存在的问题，对如何加强地勘单位的档案管理提出几点思路。 一、地勘单位企业化经营模式下档案管理工作面临的新形势、新要求 首先，随着地勘单位的企业化模式发展，以市场为导向的规范化经营管理成为地勘单位制度建设的重要方向，这就要求企业档案工作不仅仅停留于传统的收集和保管，而应该不断档案的收集范围，把重点转向与企业决策经营有直接关系的文件、信息和法律法规规章，尤其要建立科学顺畅的企业重要文件的材料归档制度和数字化的档案信息利用制度。 其次，随着企业化模式发展，地勘单位作为以提供地质报告为产品的服务类单位，迫切需要推进档案的知识化管理。知识，是一种非常重要的生产要素，地勘单位档案管理要服从于单位的中心工作，地勘单位档案知识化管理是档案管理发展的必然结果。档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。地勘单位档案作为地勘单位生产、科研、管理等活动的真实记录，是地勘单位经营发展的基础性资料。地勘单位档案的知识化管理，不仅是各种资料的收集、整理、借阅、登记，而是在有效整合和开发现有的档案资源，挖掘其中的知识成分，建立信息化的档案管理目录和共享平台，为地勘单位在企业化运作模式下提高市场竞争能力服务。 再次，在企业化经营模式下，地勘单位档案管理工作已经成为提升企业核心竞争力的重要保障。在面临重大决策问题时，对历史档案的查询、分析，对过去遇到类似问题的决策与处理信息整理，是进行科学合理决策的基础。一些地勘单位遇到经营问题时，常常忽视档案管理在经营管理中的作用，不吸取成功经验和失败教训，使经营管理决策缺乏科学性与客观性，甚至造成经济损失。 二、地勘单位档案管理现状及存在的主要问题 随着社会主义市场经济的发展与地勘单位改制改革的发展，特别是信息技术在档案管理中的推广与普及，原有的档案管理理念、方法有了很大变化，但从总体上来讲，我国地勘单位档案管理的现状仍不能完全满足以市场为导向的企业化经营模式的需要。 1、虽然地勘单位档案知识化管理的意识不断提升，但仍然未完全实现档案信息的有效整合与管理 很多地勘单位都意识到档案知识化管理的重要价值，并且通过建立办公自动化系统、档案管理信息应用系统等来加快地勘单位的档案管理信息化进程。地勘单位在日常活动中产生的信息也不断增多，然而传统的档案实体管理模式仍未完全改变，结果导致档案资源的大量流失。而且，一些企业档案的保管、保存仍然分散在各个部门、机构之间，没有实现企业范围内所有档案的集中统一管理，档案信息也没有实现与企业范围内所有档案的集中统一管理，档案信息也没有实现与其他信息的资源共享，没有进行有效的整合、统一的科学规划与管理，这种状况已经不能适应信息时代发展和企业可持续发展的需要。 2、企业档案管理的标准化程度不断提高，但有关档案管理的制度仍有待进一步健全 档案信息的规范化和标准化，主要是指共同的信息技术和信息语言来组织档案信息。改革开放以来，我国相继制定了并实施了《档案法》等一系列的法律法规和规章制度，使档案管理工作迈上了法制化、规范化的轨道，企业档案管理也进入了快速发展的轨道。但目前实施的档案工作标准大多数落后于形势发展的需要，但主要是针对纸质、音像等档案，针对数字化档案的很少。而且目前国际上通行的档案信息标准化主要针对的是数字化的档案信息，这就要求制定新的标准来规范档案工作，建立健全电子文件的形成、流转、处置和监控制度，并将其纳入企业信息化的相应环节之中。此外，企业档案管理还存在着重藏轻用的现象，还没有真正建立起有效的开发利用档案的玩呗制度，档案的价值不能完全体现。 3、地勘单位档案智能化