厦门大学档案管理办法.docVIP

第一章 总则 第一条 为了加强我校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥在学校管理、教学、科研等工作及其社会服务中的作用，更好地为学校教育事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、教育部（原国家教委）《普通高等学校档案管理办法》等有关法律、法规制度，并结合我校实际，制定本办法。 第二条 本办法所称档案，是指学校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、电子文件数据、图表、声像、光盘、磁盘等不同载体形式的历史记录材料。 第三条 档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业，是学校整体工作不可缺少的重要环节，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。各单位在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，应布置、检查、总结、验收档案工作。 第四条 档案管理部门应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全、严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。 第二章 档案管理体制和任务 第五条 学校依照教育部（原国家教委教直司1991年51号文）批准成立厦门大学档案馆，为正处级建制（厦大人字1991年53号文），集中统一管理全校档案。学校由一名副校长分管学校档案工作；各单位（部门）一名负责人分管本部门的档案工作，并设专（兼）职档案员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。 第六条 档案馆是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。档案馆的基本任务： 一、贯彻执行国家和上级机关关于档案工作的方针、政策、法令和规定，规划全校档案工作。 二、制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。 三、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管和提供利用全校的各类档案，包括各种 电子文件数据、电子档案及有关资料。 四、参加基建工程竣工、科研成果评审鉴定和仪器设备开箱的文件材料验收工作。 五、编辑档案参考资料，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，做好档案现代化管理工作。 六、负责全校档案工作人员的业务培训。 七、开展档案宣传工作和利用者教育活动，提高全校教职工的档案意识。 八、开展档案学术研究交流、校史资料管理及校史、校志编研出版工作。 九、参加档案信息的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流。 十、围绕学校中心工作，完成校领导交办的其他任务。 第三章 档案工作人员 第七条 档案工作人员必须具有较高的政治与科学文化素质，能够认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律；必须经过档案专业课程培训，具备档案管理专业知识和现代化科学技术。 第八条 档案工作人员（包括档案馆和各单位各部门的专兼职档案人员）属档案专业技术人员，按国家省市和学校有关档案专业人员职务评聘文件规定，实行档案专业技术职务聘任制，也可实行高等学校职员职级聘任制。 第九条 档案工作人员应相对稳定，其编制人数列入学校事业编制，按有关文件要求，由学校根据本校发展规模及馆藏档案数量等实际情况确定，并能与之相适应。档案专业职务应本着有利于保持档案干部队伍的相对稳定，有利于学校档案事业的发展需要，建立高（含副高、正高）、中、初级结构合理的岗位。 第十条 档案工作人员调动时，必须做好档案移交手续后方能离岗。 第四章 经费、库房和设备 第十一条 学校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给与支持。 第十二条 根据学校的发展规模、馆藏档案的增加数量及档案现代化管理的需要，合理安排档案馆库房建设。学校应有计划地为档案部门配置复印机、电子计算机、声像、以及库房管理需要的防虫、防潮去湿、恒温等设备设施。 第五章 文件材料的归档、移交和接收工作 第十三条 凡是本校教职工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，包括电子文件数据材料，都必须按照规定向校档案馆移交归档，集中管理，任何个人不得据为己有。 对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，校档案馆在征得个人同意时，可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有保存意义的档案，学校予以奖励。 第十四条 我校实行文件形成部门、课题组立卷制度。一般由各部门专兼职档案员、秘书（含教学秘书、科研秘书、研究生秘书等