会议接待方案.docVIP

会议接待方案 1、互换名片，斟茶寒暄，了解乙方单位情况。 2、首先了解乙方会议举办日期，查看预约会期酒店有无其他会议/宴会举办，以免撞车。尤其是如乙方需要住房，须致电总台了解房态，能否保障乙方会议需要。 3、了解乙方会议规模，确认酒店有无接待条件和接待能力。 4、确认酒店有充足的接待条件后，进入实质洽谈阶段。 5、邀请乙方参观会议室/客房状况/用餐地点，以增加乙方对酒店的感性认知。参观期间随机向乙方介绍以往酒店接待过的一些大型会议情况。 1、准备会议协议空白文本、洽谈记录本和相关资料。 2、详细倾听、记录如下事项 ﹡会议举办日期、会议主题 ﹡是否需要住房（房型、间/天数、抵离店时间）、是否用餐（桌数/餐标/酒水/香烟）、 /白板/麦克风/音响灯光）、会议台型要求、是否需要代办礼品采购等内容 ﹡会场布置要求（鲜花/绿色植物/乙方宣传招贴等） /长话是否关闭撤除。 ﹡有无少数民族人事，以确认客人饮食、风俗禁忌 ﹡确认来宾车辆规模 ﹡确认贵宾名录，是否需要制作席卡以及签到台. 3、向乙方复述、确认一遍会议洽谈主要事项。 1、报价请参考酒店会议接待价格政策 2、洽谈、倾听期间不要轻易表态、承诺，诱导客人把真实意图表达出来，更不要轻易亮出价格底牌。 3、争取提高餐标水平，不要一下就将底价报出，如系综合会议（会议/用餐/住房/礼品）