2016办公用品的分类与使用.docVIP

办公用品的分类与使用 一、日常用具 1.日常用具的定义 日常用具指企业日常工作及业务操作所使用的家具、工具、器具等。例如规尺、剪刀、裁纸刀、订书机等文具，电子计算器、算盘、计算机、笔记本电脑等办公设备。 2.日常用具的配备及使用要求 (1)为使图表等文件制作快速且漂亮，所使用的文具包括规尺、样板、剪刀、裁纸机、绘图用具等。 (2)文书化也有誊写、打印、印刷、修改文书的工作。平时，就要使用文字处理机、微机、桌面印刷机等办公设备。 (3)制作文书也需要复印。复印室需要复印机、碎纸机、文件打孔机、三孔机、裁纸机、垃圾箱等日常用具。需要大量印刷时，应该使用附带排序功能的高速复印机。有的复印机可进行彩色复印。碎纸机是切碎文书用的。机密文件复印错误或需要销毁机密文件时，可放人碎纸机切碎。 (4)文件打孔机和三孔机等是使用活页封面装订纸张时给纸张打孔用的。 (5)裁纸机用来裁断复数文书的一页页的复印件。 (6)日常办公工作除文书化外还有计算。企业所做的销售分析、投资分析、经营计划的制作、技术设计等都需要快速准确的计算。计算用具为电子计算器。作为长时间使用的业务用计算用具，一般使用具备所必需的位数和计算功能稍大的电子计算器。 (7)如果是电子计算器无法进行的高难度计算，或者数据量较多，或者需要制作生产计划的数值表格时，可使用微机。微机需要具备以下几种功能的软件，如数据保管功能、制表功能、科技计