2014关于规范招待费用申请报销流程的通知修改.docVIP

关于商场业务招待费使用及报销规定的通知 商场各部门： 为规范商场各类业务招待行为，切实厉行勤俭节约，提高费用使用效益，加强商场费用管理，严格控制商场业务招待费用的支出，经商场领导研究决定，特制定本制度。具体如下： 总则 第1条 管理原则：先申请、后执行；接待总额控制；对口接待，全程监督。 第2条 业务招待费用定义： 业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费、购物卡及因业务需要赠送的烟、酒、茶叶、其他纪念品等。 招待费：是指因工作关系招待有关人员的就餐费、娱乐费用； 因业务需要接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费、参观费、旅游费等；因招待领用的酒水及香烟等。 第3条 使用范围：与开拓市场、维护客情关系、打通项目渠道等相关的主管单位、客户以及其他外部关系单位所发生的应酬、招待费等费用。 第4条 使用原则： 4.1 业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”， “可发生可不发生费用，不发生”，“态度热情，费用从简”的原则。 4.2 陪同人员坚持适度从紧原则，原则上不能超过需接待人员的1/2。（原则上不能多于需接待人员，除特别来宾，需商场中高层陪同） 4.3 严格执行规定限额和招待标准，分档次接待原则，坚决控制非业务性接待，严禁随意超标进行业务招待，特殊情况需说明原因，经请示商场总经理同意后方可进行招待。 第二章 费用发生具体规定 第5条 费用申请制度及审批流程：业务费用实行：事先申请填表，事中执行，事后报销。 发生招待费前应由具体业务承办接待部门先填写“业务招待费申请表”，注明接待原因、被接待对象、事由及接待地点等内容，部门负责人同意，再报行政部审核签字。（如有特殊情况，应事先由分管领导批准后，电话告知行政部进行审核备案，之后第一时间向行政部补单）。 第6条 招待物品的采购：为降低业务招待费成本，原则上由行政部根据商场领导指示需求统一竞价采购，并由专人进行物品采购与 台账管理，后凭采购发票到财务报账。 第7条 如到签订的协议场所招待时，必须提前填写“业务招待费申请表”。 第8条 有关业务招待费用标准：原则要求用工作餐。如果确需招待的，原则上只安排一次，重要来宾或因工作需要停留时间较长者，可视情况增加一次招待，其余时间尽量安排工作餐。 8.1 工作餐标准按被接待宾客的级别安排，分为“商务餐和高级商务餐”，其中商务餐为每人50元，高级商务餐为每人100元。 8.2 如因实际需要安排来宾住宿的，可由业务接待部门事先提出申请，由公司总经理批准后方可至行政部办理接待手续。 8.3 如因工作需要在外招待客人的，需先经过总经理同意后，招待费用可先垫款或借款，招待后再凭票据至财务报销。 8.4 招待用酒水（仅指白酒，烟及其他酒水原则上10人及以上每桌不超过4瓶（500ML），10人以下每桌不超过1-3瓶（500ML），招待用的酒水含在招待费用标准内（例如：共5人用餐，高级商务餐是每人100元，共计招待总费用不能超过500元，酒水费用含入招待总费用内）因特殊情况需要单独购买的，需提前经商场总经理签字批准后，报行政部采购。 8.5 如因特殊情况需对已招待来宾赠送礼品、礼金，需经总经理签字同意，待批准后执行。 8.6 因特殊情况紧急发生需要业务招待时，不方便先填写“业务招待费申请表”的，可根据招待对象的级别及人数向总经理口头请示后执行，并报行政部备案，在回商场后一个工作日内补签“业务招待费申请表”。 第三章 费用报销责任界定 第9条 报销人的责任 9.1 行政部报销人只对所报销项目的真实性、准确性负责，单据及附件应完整。 9.2 行政部报销人只对报销项目有执行权，没有安排及决定权，所有项目执行都需经过上级领导同意签字后方可执行。 9.3 对有异议（含超过标准）的报销项目行政部报销人无解释权，解释权归接待部门负责人所有。 9.4 行政部签单授权人在接到上级领导通知安排业务接待任务时，由行政部签单授权人协助上级领导填写“业务招待费申请表”，其他部门如需业务接待，则由本部门提出申请。 21世纪建材家居中心 2015年4月2日