商铺管理信息系统-建方案.doc

商铺管理信息系统 建设方案 编写单位：成都市宝树科技有限公司 二O一四年五月 目 录 1 系统背景 1 2 系统目标 1 3 建设内容 1 3.1 商铺信息管理 1 3.2 客户资料管理 1 3.3 租赁合同管理 2 3.4 客户入住管理 2 3.5 客户退租管理 2 3.6 客户缴费管理 2 3.7 租金折扣管理 3 3.8 短信通知 3 3.9 风险预警管理 3 3.9.1 合同到期预警 3 3.9.2 逾期缴费预警 3 3.9.3 商铺空置预警 4 3.10 查询功能 4 3.11 统计功能 4 3.12 基础数据管理 6 3.13 员工账号管理 6 3.14 权限管理 6 4 实施计划 7 5 项目预算 8 6 系统维护 8 6.1.1 维护保障体系 8 6.1.2 维护方式和内容 8 6.1.3 其他维护服务 9 系统背景 目前公司管理着上千家商铺，但是所有的管理工作均通过手工方式进行，效率十分低下。领导无法方便快捷的查看商铺的分布情况，无法及时的了解各商铺缴费情况，无法准确的掌握商铺的出租和空置情况。 通过手工方式管理商铺，已经无法满足公司业务的快速发展，因此，需要借助信息化技术，建设一套实用、高效、管理规范的应用系统，为领导决策提供详细、科学的数据支持。 系统目标 系统建成后，将使商铺的管理工作更加高效和规范。具体将实现以下目标。 实现商铺详细信息的登记、查询。 实现客户详细信息的登记、查询。 实现租赁合同管理。能够对合同进行打印和统计。 实现租户缴费短信通知。 实现铺位欠费自动提示及预警。 实现物业的收费标准和收费（如：收取水、电、卫生管理、保卫管理等）的统一管理 实现铺位费用的月、季度、年度等的费用统计报表。 建设内容 商铺信息管理 实现商铺详细信息的登记管理。包括商铺名称、位置、面积、类型、用途、租金、折扣、状态等信息。 工作人员可以对商铺信息进行编辑、删除操作。 客户资料管理 实现客户详细资料录入。包括客户姓名、证件名称、证件号码、押金、手机号、其他联系电话、联系地址等详细信息。 工作人员可以对客户资料进行编辑、删除操作。 租赁合同管理 工作人员从客户资料库中选择商铺和客户信息，自动生成租赁合同。系统可以将生成的租赁合同导出到word模版中，可以对合同细节做修改。如果不需要修改合同，可以直接打印租赁合同。 客户入住管理 租赁合同签订后，客户入住商铺。系统需要先打印出水电气抄表单，工作人员抄表完成后，将水电气初始数据录入系统。同时将商铺状态修改为“已出租”。 客户退租管理 客户退租时，系统会自动显示该客户租住的商铺的详细信息。包括该商铺的编号、名称、位置、租金等信息，然后系统将打印出该商铺的水电气费的抄表单。工作人员抄表后填写抄表结果，并计算出该客户应缴纳费用。如果该客户还有其他费用未缴清费用，则将显示出具体哪些费用未缴清，未缴清部分是否还有滞纳金等信息。 当客户缴清所有费用后，系统将显示该商铺可以退租。工作人员将该商铺状态设置为“已退租”状态。 客户缴费管理 客户缴费应包括商铺租金、物业费、水电气费、管理费、垃圾处理费，以及其他等费用。 系统会根据商铺面积、折扣、费用单价等信息，在缴费日期前一周自动生成客户缴费通知单。工作人员可以批量打印缴费通知单，也可以单独打印某一商铺缴费通知单。 如果客户逾期不缴纳费用，系统会弹出预警提示，告知工作人员哪些商铺逾期未缴费，以及已经拖欠的时间、滞纳金额等信息。同时，系统能自动生成费用催缴单，并提供催缴单打印功能。 租金折扣管理 工作人员可以根据客户类型设置不同的租金折扣。在登记客户资料时，系统选择客户类型，则该客户就自动绑定该类型的折扣。 同时，系统提供折扣调整功能，可以针对具体某一客户，修改折扣。但是修改后，不影响该类型其他客户的折扣。 工作人员在修改具体客户折扣时，需要填写相关信息。如：修改原因、修改人、修改日期等信息，以便将来查询和统计。 短信通知 当系统自动生成缴费通知单时，系统会自动向客户发送一条缴费通知短信，提醒客户缴费日期、缴费金额。 当客户预期不缴费时，系统会根据生成的催缴单，自动向用户发送催缴短信。提醒用户缴费日期、缴费金额、滞纳金额等信息。 如果有通知公告需要发送给客户时，可以通过短信方式发送到每一位客户。 风险预警管理 合同到期预警 即将到期的合同，系统会自动显示到“合同到期预警”列表中。工作人员可以随时通过不同的颜色和状态关注哪些合同即将到期，哪些合同已经到期。并提前做好风险应对准备。 当合同续签或者客户退租后，该预警信息自动取消。 逾期缴费预警 当客户逾期缴费，系统会自动将该客户信息以及应缴纳的费用显示到“逾期缴费预警”列表中。 工作人员可以随时查看哪些客户逾期缴费，能够对逾