集团会务管理制度.doc

会务管理制度（试行稿） 1、目的 规范会议管理，使公司经营活动中的各种会议，通过合理的组织能够高效率、高质量的进行。 2、制度文件的类别定义 2.1 集团会议管理制度：是强制性要求执行，具有普遍适应性，且相对稳定性质的管理规定。 2.2 集团会议管理作业规则：是指强制性要求集团员工执行的，但会根据企 业经营环境和策略变化，而适时进行调整优化的作业管理类规定。 2.3集团会议管理作业文本：是指要求集团员工使用，但员工可以依据实际状况进行优化、带指导性的作业管理类工具。 3、会议基本目标要求 3.1 会前：会议召集人/主持人须明确会议议题，并做好会务及会议资料准备； 3.2 会中：会议主持人须把握会议方向，控制会议质量，实现会议既定目标 成果； 3.3 会后：会议召集人/相关人须负责《会议纪要》的形成，并跟踪相关人员 按《会议纪要》要求完成后续工作。 4、会议准备 4.1 会议计划 4.1.1所有的会议召开前都应有会议计划，重要和大型会议应制定书面 计划(或方案)。会议计划原则上应包括以下内容： 会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议召集人（或部门）、会议组织、参会人员、会议内容、会议日程、会议议程、会议资料清单、会议筹备工作、会议费用预算等。 4.1.2 例行会议的会议计划在第一次会议确定后，原则上不再变化，如 有变化，由会议召集人（或部门）临时通知。小型或非正式会议，以上内容可以简化，由会议召集人（或部门）决定。 4.1.3 《沿海绿色家园集团固定会议一览表》是根据集团经营环境和策略 目标制定的会议计划，定位为集团作业规则类的规定。 4.1.4 会议计划（或方案），由会议召集人/部门拟定后，报分管领导（年 度会议报总裁和集团董事长，大型会议报集团分管会议管理的执行总裁）审批同意后执行。 4.2 会议通知 4.2.1会议召开前，会议召集人/部门应提前通知参会人员，以便做好参 会准备。 4.2.2会议通知有口头（直接或电话）和文字通知两种形式，小型或非 正式会议可采用口头通知；重要和大型会议则应采用电子文本或纸质文本的书面通知（提倡用电子文本）；例行会议除第一次和有变动时通知外，以后可不再通知。 4.3 会议资料准备 4.3.1会议所需要文件由召集人/部门拟制，并报相关领导审核同意。 4.3.2重要专题或需研讨的会议，研讨报告或相关资料，会议召集部门 或会务组，须考虑参会人员阅读及思考所需的合理时间提前发送或发放给参会人员。 4.3.3会议需参会人员准备发言稿或提供相关文件的，应在会议通知时 具体说明。 4.4 会议行政事务准备 4.4.1会务筹备：在外地召开的集团重大会议，应成立会议筹备组，会 议筹备组负责组织会务工作，并备齐会议所需会议用具；各地区公司/部门的会议，则由各公司/部门会议召集人，自行指定会务筹备人进行会前准备。 4.4.2会议室管理：行政事务组负责对会议室的使用进行管理，并负责 编写《会议室使用规则》。 行政事务组在接到会议室使用申请后， 应对使用做合理调配，防止使用上出现使用“重叠”现象 。 4.4.3会务服务：会议室的卫生、茶水供应由行政事务部负责并提供服 务。 4.4.4会议场地布置：包括音响效果、灯光效果、座位排列、幻灯片放 映测试、广告调幅排放等，集团重大会议由会议筹备组/行政事务 组负责，一般会议由会议召集部门/人负责安排。 4.4.5会议接待事务：包括交通安排、住宿安排、用餐安排、参观安排、 医疗准备等。集团重大会议由会议筹备组/行政事务组负责，一般会议由会议召集部门/人负责安排。 4.4.6会议费用预算：会议召集人负责组织对会议费用进行预算，年度 会议费用进入总裁办费用预算，其他会议费用按会议召集人/部门 进入部门的预算，各会议须严格将费用控制在预算范围内。 5、会间管理 5.1 会前检查 会议前，尤其是重要和大型会议，会议召集人和会务组必须对会议的各 项准备工作进行全面检查，包括所有参会人员是否都已通知，会议的文件是 否准备完毕，会场内的布置是否合乎要求，各种的会议设施、会议用品是否 准备齐备，车辆是否落实，会议录像、照相、新闻记者是否安排到位等，如 发现问题，应立即采取补救措施。 5.2 会议签到 5.2.1会议召集人/部门应准备好会议签到册，参会人员到会时应签到。 5.2.2各地区应有专门的会议记录本对召开的会议进行签到和记录。 5.3 会议纪律 5.3.1参会人员须遵守会议议程和会议主持人的指令。 5.3.2参会人员不得迟到、早退、中途无故退席；因故不能参加会议， 必须向会议召集人/主持人请假