11海外部业务理程序.docVIP

编制部门 海外部 编制 罗秋媚 审核 金理锋 批准 何有恒 目的 为确保公司保持并不断提高国外市场占有率和竞争力，最终达到公司销售出口额的不断增长，明确产品的开发、销售的责任和流程。 范围 本程序适用于本公司海外部所有产品的销售过程的管理。 报价及合同管理 3.1 对外报价 3.1.1客户以书面、邮件、电话等方式询盘，业务员应记录并填写“客户询盘记录表” 。 3.1.2业务员应立即按公司《报价标准》报价、还盘。 A老产品：业务员应严格按照公司制定的价格标准对外报价，不得擅自改变价格。 B新产品：（改变老产品结构） 业务员提交“新产品生产评估表”给工厂市场部。 工厂评价可行性，核算增加费用，回传出口部。 业务员根据“新产品生产评估表”提交“新产品生产核价表”交财务部核价。 3.1.3需送样品时，按《送样管理程序》执行。 3.1.4如客户要求佣金和折扣，一般按《佣金折扣标准》计算并报出口部经理批准后进行，超出标准部分报总经理批准。 3.2结汇方式 3.2.1 L/C项下结汇：要求客户开立不可撤销的即期信用证。 3.2.2 T/T项下结汇：必须在签订合同后十天内付30%定金至公司帐上,余款在发货前付清。 3.2.3特殊情况的交易方式应报总经理批准。 3.3 出口合同预算 3.3.1业务合同预算是指业务部门根据客户下达的订单进行实现计划和测算，预算的项目和内容参见“出口成本预算及核算表”。 3.3.2业务员在接到客户的订单后，应根据客户制作 “合同”、“出口成本预算及核算表”交给经理助理审核，业务经理审批，特殊情况需报总经理审批。 3.4签订出口合同 3.4.1业务员在“出口成本预算及核算表”审批通过后方可签订正式的出口合同。 3.4.2.公司出口合同卖方均盖公司对外中英文章，不得私人签章；如遇特殊情况需得到总经理同意。 3.4.3业务员应按统一的编号方法编制合同号。 3.4.4业务员在输入合同信息时，以下合同内容必须输入：客户名称和地址、合同号、签约日期、品名、数量、规格或尺寸、单价、总金额、交货期和地点、包装方式、运输方式、结汇方式及客户的特殊要求,其中：结汇方式必须注明发货后何时开票付款。 3.4.5 业务员在编制正式合同后交给经理助理审核后，由业务经理签字后，方可传给客户签字。 3.4.6已签订的合同正式执行后，如发生主要合同要素（产品品种、价格条款、数量、付款方式）的变更，合同必须进行修改。 3.4.7在合同修改前业务员应对“出口成本预算及核算表”进行修改，并随同合同修改件交业务经理审核. 3.4.8经双方正式签订的合同、合同签订前后双方往来的有关函电均是合同的组成部分。每批合同执行完毕后业务员应按公司规定存档，每月30日交经理助理存档。 订单处理 4.1.订金确认 业务员在下单生产前确认订金（至少30%）付清，特殊情况报批准。 4.2下单生产 4.2.1业务员正式签订合同后，应立即填写“生产清单”交给储运单证员。 4.2.2对纸箱包装有要求的业务，业务员应填写“包装设计申请单”给策划助理安排设计。 4.2.3储运单证员根据“生产清单”制作“出口部订货单”给工厂生产部汇总分类，交工厂计划部门。 4.3工厂回复及订单中途变更 4.3.1计划部答复交期，工厂市场部应在“出口部订货单”上确认交货期并回传储运单证员。 4.3.2当所答复的交期不满足客户要求时，储运单证员通知业务员与客户协商确认，并将“交货期变更通知单”传真工厂。 4.3.3储运单证员应在“出口部订货单”中记录协商处理结果。 4.3.4当客户中途改单，业务员要出具“产品变更生产单”交工厂市场部确认。 4.4跟踪生产 储运单证员根据“生产通知单”上的信息跟踪生产进度， 并根据交货期提前一周与工厂确认，确认无误后提交“装箱资料”给货代公司。 4.5下发货通知单给工厂 货代公司回复“进仓单”，储运单证员最后确认货款全部付清后，根据“进仓单”中答复的交货时间发出“发货通知单”到工厂市场部人员。 4.6工厂安排发货 工厂市场部人员根据“发货通知单”安排仓库发货。 4.7最后跟踪 储运单证员跟踪确认最终交货情况。 相关文件和表格 5.1 客户询盘记录表 5.2 新产品生产评估表 5.3 新产品生产核价表 5.4 出口成本预算及核算表 5.5 销售合同 5.6 生产清单 5.7 包装设计申请单 5.8 出口部订货单 5.9 交货期变更通知单 5.10 产品变更生产单 5.11 发货通知单 5.12 《报价标准》 5.13 《佣金折扣标准》 5.14 《送样管理程序》 5.15 合同 质量管理体系 QMS 广州车缘装饰品有限公司 Guangzhou CheYuan Decoratlon Co.,Ltd 程序文件 程序名称 海