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论述案卷在文书档案中应用与作用 　　【摘 要】随着社会的发展，传统的立卷程序已经无法满足时代发展的需求。传统的立卷程序工作内容繁琐复杂，人力、无力、财力无法得到有效的利用。所以要适应时代的发展，必须要转变旧的观念，把文书立卷程序由“繁”化“简”，充分提高人员的工作效率，合理的利用财力、物力。本文通过对案卷在文书档案中的作用的阐述，提出了改进立卷程序的意见。 　　【关键词】案卷；文书；作用 　　根据对以往文书档案管理的分析可知，案卷在管理中发挥了十分重要的作用。在现今社会，经济科技技术的不断更新，计算机网络技术的出现极大的丰富了文书档案管理的程序，为文书档案管理提供了方便，但是案卷在现代社会仍有其自身的价值。 　　1.计算机的广泛应用赋予了案卷新的使命 　　案卷是保持文件之间历史联系的重要手段。案卷能够准确的再现历史，能够把各个文件之间的联系串联起来。通过案卷的串联在加上某些文件固有的联系，可以更明确、更清晰的记录和再现历史。但相对于一些机关行政的文件，这种情况刚好相反。文件之间的联系是通过日常工作不断的积累产生的，相对关联性不大，且文件本身易损害，复原相对困难。机关的相关文件本身并不能直接的反映历史联系和信息。所以，案卷作为对文件的整合手段在现在来说才更具价值。 　　1.1保持电子文件之间的历史联系 　　依托电子政务系统，要做好电子文档的归档、管理工作。电子文档与纸质档案有着明显的区别。它们在对文档归档的方法上都各有优点。建立电子案卷是一种适应社会时代的手段，利用现今的计算机数据库技术，通过读取物理标识，建立一个电子文件信息的逻辑性整体——电子案卷，只要保持物理标识的独立性，他们之间的关系就会维持稳定性。所以案卷能够确保电子文件之间稳定持久的联系。 　　1.2进行同一记录两种版本的统一管理 　　电子文件可以通过进行电子签名来完善其档案价值。但是纸质的文件相对来说更具法律效益和权威性，这是电子文件所不能给予的。同时，纸质档案也要通过建立数字副本来保持文件的长久性和可再生性。电子案卷能够为两者的持续联系提供保障。当电子文件不能使用时，电子案卷可以帮助使用者浏览目录和相关文件；当可以使用电子文件时，电子案卷中的目录内容就可以通过计算机进行登记和处理。通过这样的方式，达到电子版与纸质版的有效结合，为文件的使用者提供方便。 　　1.3实现多媒体信息统一管理与载体分类管理的结合 　　伴随着现代科技的飞速发展，一些机关文书的档案开始采用照片、录音、录像等多种形式。虽然它们内在功能和规律各有不同，但是它们同样构成历史内在联系。所以我们要通过对记录方式和载体的整顿，优化文档管理，达到案卷和电子文件的有机结合。我们可以先将具有历史联系的文件通过立卷形式，进行有序的分类归档。案卷是历史和文件联系的桥梁，可以把二者统一结合起来，还可以借助科技手段，让电子案卷通过多媒体的形式再现历史事实。 　　2.案卷是开发利用档案信息资源的重要基础 　　文书档案是一种重要而特殊的信息资源。经过档案人员长期不懈的努力，已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系，即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果和类目单元，不仅保持所属文件之间的历史联系，揭示类目的主题和特征，而且明确划分彼此，区分文件归属，反映分类体系的结构和自身的位置；因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素，也是开发利用信息资源的重要基础。 　　2.1保护电子文件的利用价值 　　档案是一种独特的信息资源，它能够再现历史的真实性，它的作用是不可替代的。一份档案的价值只有在整体中才能发挥价值。通过对这些有这历史联系的文件进行整合才能还原历史的真实性。正确的归档电子文件，需要严格的管理和科学的技术。它们决定着电子档案存活的持续性和真实性。加强档案的科学化管理，做好就电子文件的归档保管工作，是历史得以进步的必要条件，是信息资源建设的重要保障。 　　2.2电子文件开辟了一条档案信息利用的新途径 　　档案信息库建设就是对现有档案信息资源进行整合，是档案信息化基础和核心。档案信息体系是有层次的。层次高，则信息量小；层次低，则信息量大。案卷作为一个中间层次，具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事件专指性统一的优势，是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间矛盾的重要途径。 　　3.改革立卷方法，适应文书档案管理信息化发展的需要 　　档案管理者应该加强文书档案的管理工作，通过利用现今的网络技术，实现档案管理的现代化。案卷的作用虽然很重要，但是对于案卷的改革，必须遵循时代的要求。立卷是文书档案管理的基础，对档案管理各项工作的开展都有着重大的意义。档案管理者应该通过对不同文件的分析和管理，制定出行之有效就的