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浅谈VBA在档案信息化管理中的应用 　　摘要：在如今信息化与数字化的潮流中，档案管理工作也从传统的纸质档案管理模式，转向了信息化、数字化的档案管理模式。档案管理工作的核心是数据的存储与查询，在具体的工作中，管理员将花费了大量的精力来管理和维护数据，在这里将介绍如何使用VBA来帮助管理员来提高数据处理的效率与自动化程度。 　　关键词：VBA；宏；信息化；档案管理；办公自动化 　　中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）24-5553-02 　　1 档案信息化管理中的软件环境 　　由于Microsoft Office系列办公软件在办公自动化领域有着其普遍权威，所以一般规模的档案信息化管理中，一般使用Access进行数据存储与处理（也可以使用mySQL），用Excel进行数据分析，Word进行文字排版处理。该文中介绍的VBA（Visual Basic for Applications）是Visual Basic的一种宏语言，主要用来扩展Windows的应用程式功能，在Microsoft Office软件中应用特别广泛。 　　2 档案信息化管理中VBA的应用 　　在这个部分，将介绍一些VBA在档案信息化管理中的实际应用，来展示VBA为现代档案信息化管理工作带来的便捷与高效。 　　2.1 Excel表数据一键更新到数据库 　　在档案信息化管理工作中，数据的存储与维护是其核心工作之一。它在档案管理中具体工作表现为对档案信息数据库的维护与管理。最常见的就是新数据的录入与更新，一切操作均需要在数据库环境下操作，这不仅对管理员提出了一定的技术要求，而且其操作相对繁琐与低效，成为实际工作中效率提高的瓶颈所在。 　　这里通过VBA带来一种解决方案，首先将档案管理的原始数据录入Excel，然后通过一个按钮调用VBA程序，实现将Excel表中的数据更新到数据库中。 　　这个方案有两个特点： 　　1）将原始数据录入Excel而非数据库。这样一方面大大降低了管理员的操作难度，另一方面数据在上传数据库之前存放在Excel中，可以有效的进行审查，审查无误后，再上传数据库，可以有效的避免将错误的数据直接录入到数据库中。这样既简化了操作，又形成了数据的缓冲区，对数据库的维护与管理提供了一个更便捷、更安全的方案。 　　2）使用VBA封装了数据库的操作细节。在VBA中，封装了数据库的连接，数据的上传等操作细节。然后通过一个按钮绑定这段VBA程序，管理员就能轻松的通过单击按钮来完成数据向数据库的上传与更新。管理员只需要熟悉Excel，就可以轻松的对数据库数据进行更新，无需相关数据库的操作知识。大大降低了数据更新的难度，有效的提高操作效率。 　　2.2 数据库界面化查询与处理并将数据同步到Excel表 　　在档案信息化管理工作中，另一个核心是对数据的查询与处理及数据的应用。实际工作中，我们通常是在数据库中完成实际的数据查询与处理，同时针对查询和处理的结果进行应用。在这个过程中，一方面同样需要管理员具备相关的数据库操作技能，另一方面数据库中的数据的管理和应用是统一在数据库环境中的，从而导致对于查询和处理结果的数据库外应用与重复应用造成一定的不便。同时对于数据应用对于数据库的安全性也产生了关联影响。 　　这里的解决方案是：首先在Excel表中使用VBA控件，将数据库操作环境界面化，常用数据库操作功能化；然后应用VBA中的CopyFromRecordset方法，将数据库查询或处理的结果数据同步或者导出到Excel表中。 　　这个方案的特点有： 　　1）数据库功能界面化封装。使得管理员在Excel中界面化的操作数据库，简化数据库的操作难度，提高操作效率； 　　2）数据库数据的管理和应用分离。使得数据的管理在数据库中，数据的应用在Excel中。因为可以即时的同步更新，Excel中的数据就如同是数据库数据的一个镜像。也可以将数据库查询的结果另存到Excel中，用于以后的重复使用。这个特点强化了数据库数据的安全性，也拓展了其重用性。 　　2.3 Word中调用Excel表数据 　　在档案信息化管理工作中，数据的应用可以说是最常见的日常工作之一。在实际的工作中，经常会遇到在具有某种固定格式的World文档中要求使用Excel表中数据的情况。这就要求World与Excel协同工作，充分发挥它们文字排版与数据处理的特点。然而在软件的常规功能中，缺乏有效的解决方法，档案管理中，确实令很多管理员烦恼。 　　这里仍然通过VBA来解决，使用VBA程序作为两个软件间的桥梁，在固定版式文档中的指定位置调用Excel数据。档案管理工作中，常常应用在如员工工资条的制作与打印等制作过程繁琐重复的实例中。使得管理员从单调重复的工作