2016第五章会务工作.docVIP

第三章 会务工作 教学时数：6学时 教学目的与要求：通过讲授理论知识和实训，要求学生在了解会议的含义、作用、种类及会务工作的特点、原则基础上，重点掌握会务工作各个阶段的主要工作及要求，具备一定的会议策划和组织技能。 教学内容： 1、会议的概念、种类、作用、会务工作的原则 2、会议组织的具体工作 3、如何提高会议效率 教学重点： 1、会务工作各阶段的主要工作和如何做好各项会务工作 2、重视会议是一种重要工作手段，探讨如何提高会议效率 教学难点： 1、制定较为完善会议方案 2、探讨如何提高会议效率 3、会务组织实训 会议组织工作是秘书部门的一项经常的、大量的工作。能否办好会议，达到会议预定的目的，对保证单位工作的正常运转具有非常重要的意义。秘书人员在办会中处于非常重要的位置，要通过不断实践，积累经验，掌握规律，提高办会的水平。 导入案例—— 在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。不知是由于太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。而排在队伍未尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回后台。手上没有奖品的部队首长左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台，首长急得面红耳赤，最后干脆离席退场。由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛被这个小差错一扫而空，而且还造成了不良影响。虽然事后地方领导和会务工作人员一再向那位部队首长赔礼道歉，但此事始终都给双方心里留下了一个遗憾的阴影。 思考：这则案例能给予我们哪些启示？ 分析：此事给了我们一个深刻的教训。颁奖本是小事一桩。但如果认为事小不予重视，只满足于布置过、安排过，而不认真细致地组织实施，那么小事也会出错。并且还会小事变成了大错，影响整个会议的质量。假如我们的会务工作人员，在颁奖过程中，分工负责，分头把好礼仪小姐送奖品和领奖人员的组织这两个关，发现问题，及时协调补救，其结果就大不一样了。 （一）民主决策作用 （二）沟通交流作用 （三）组织协调作用 （四）号召动员作用 会议是现代社会一种重要的工作手段和方法。会议是一种重要的工作方式。但是会议并不是解决问题的唯一途经；会议并不是目的，只是一种手段；会议并不是越多越好、时间越长越好。 三、会议的种类 （一）按照会议的规模划分 1、特大型会议：万人左右到十万人，几十万直至百万人参加的会议，如奥运会。 2、大型会议：千人到数千人至万人参加的会议，如大学校庆、人民代表大会等。 3、中型会议：百人左右到数百人至千人参加的会议，如表彰大会、报告会、庆功会、经验交流会等。 4、小型会议：数十人至近百人不等的会议，如各种办公会、座谈会。 5、微型会议：几人至十人参加的会议，如小组会、领导碰头会。 （二）按照会议召开的时间划分 1、定期会议：如办公例会、行业年会 2、不定期会议：紧急动员会、临时研讨会 （三）按照会议的性质划分 1、规定性会议：法定的必须按期召开的各种代表大会。 2、日常性会议：为研究和处理日常工作而召开的会议。 3、专业性会议：为研究某项工作、讨论和解决某个问题而召开的专业会议。 4、纪念性会议：为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。 5、座谈会会议：各种各样的座谈会、茶话会等。 （四）按照开会的手段划分 常规会议：传统会议 电子会议：电话会议、电视会议、网络会议和卫星会议。 （五）按照会议的目的划分 有工作会议、表彰会议、交流会议、庆典会议。 四、会务工作的特点 1、政治性 1、服务性 2、事务性 3、综合性 4、保密性 5、时间性 五、会务工作的原则 1、准备充分 2、组织严密 3、服务周到 4、确保安全 第二节 会前准备工作 一、制定会议方案 会议方案的主要内容 （一）会议的名称（主办单位名称＋主题＋类型） 会议要名实相符。确定会议名称要根据会议性质、内容和目的来决定。 （二）会议的主题 （三）会议时间与会期 会议时间包括会议召开时间和会期长短。会期长短取决于会议内容的需要，应考虑在保证所有议题得到充分讨论的情况下，尽量缩短会议时间。例如能半天开完的会，就不要拖长至一天。 （四）会议地点 （五）会议规模及参会人员 参加会议人数越多，会议规模越大；反之，会议规模小。要严格控制会议规模，节约会议成本，反对铺张浪费。 （六）会议议程和日程 （七）会议筹备组的职责分工 （八）会议材料的准备 （九）会场布置方案 （十）会议住宿和餐饮