商务函电(日语).ppt

* * ４．記録のための文書 特に記録を目的とした文書。 議事録 : 会議の内容や決定事項を記録するもの 人事録 : 人事上の異動などを記録するもの 統計?データ : 営業?販売?経理などに関する集計データ * * 社内文書の書き方 社内文書の書き方には、次のようなルールがあります。 １．あいさつの省略 「拝啓」「敬具」といった頭語、末語や時候のあいさつなど、儀礼的?社交的な要素は省略します。 ２．敬語は必要最低限に 能率性を優先しましょう。敬語の使用は常識的な範囲内で簡素にします。 例） ×「ご出席くださいますようお願い申しあげます」○「ご出席願います」「ご出席ください」 * * ３．定型用紙を使用する たとえば有給休暇届けや交通費精算書など、同じような内容で繰り返し取り交わされるものは、会社で印刷した定型用紙があります。書式に慣れて短時間で書きあげられると効率がよいでしょう。 ４．提出期限を守る 社内文書には必ず提出期限があります。期限に遅れてしまうと周囲の人に迷惑がかかる上、情報としての価値も下がってしまいます。中でも報告書や精算書などは記憶の確かなうちに。 * * ５．憶測や推測でものを書かない 社内文書は用件を正しく相手に伝えることが第一目的です。記述しようとする事実をしっかりと把握した上で、5W2Hの原則に沿って正確に書きましょう。 ６．あて名は職制名