2015全辖办公室工作培训接待会务部分讲义.docVIP

接待会务工作讲义 一、接待工作面临的形势和意义 作为一家新成立的商业银行，不论是业务拓展、关系协调，还是内外联系、学习交流，都需要相应的接待工作来支撑，而且，金融机构的单位属性，也对接待工作质量提出了更高的要求。 接待工作是展示一个单位工作面貌的重要窗口。通过规范做好接待工作，不断提高接待工作的质量和水平，对外，可以树立良好的企业公众形象，为企业改革发展创造良好的环境氛围；对内，可以推动办公室整体工作质量和效率的提高，更好地服务于工作大局。 二、接待工作应把握的总体原则 接待工作应本着“热情周到，节俭大方，有利公务，对口对等”的原则组织实施。热情周到，节俭大方，是接待工作的基本要求；有利公务，是接待工作的出发点和落脚点；对口对等，是接待安排的规格要求。在具体实施工作中，应在总体原则的指导下，根据接待任务的性质和来宾的身份级别，灵活掌握。 个人总结小窍门“两个提前——提前想、提前做”。 三、接待工作的基本程序 以市分行接待外省分行学习考察活动为例，一般分为了解来宾基本情况、制定接待工作方案、方案审批、组织实施等四个阶段。 （一）了解来宾基本情况 这一阶段可概括为两个沟通：一是与客人的联系沟通；二是内部的汇报沟通。 与客人的联系沟通：就是收到外单位来函来电通知后，办公室负责接待的人员应及时主动地与对方沟通，了解来宾的姓名、单位、职务、性别、民族、人数、日程安排、乘坐交通工具及抵达时间、返程时间等内容；了解掌握来宾的主要目的、看来宾对食宿接待等方面有无具体要求；确认对方的联系人、联系方式。 内部的汇报沟通：就是及时将上述情况进行整理，向办公室总经理及行领导汇报，商定此次接待任务的总体安排和打算。 （二）制定接待工作方案 接待工作方案，是指接待方在接待总体安排和打算的基础上，对来宾接待工作所进行的具体计划与安排。制定尽可能详尽完善的接待方案，可以使接待工作在具体实施时有条不紊，避免疏漏。一般情况下，正规完备的接待工作方案应包括以下六个方面的内容。  1、日程安排。指接待工作的具体事项、时间、地点、参加人员等，一般按时间顺序罗列。基本内容应包括迎送、住宿、会见、座谈、参观、游览、宴请（宴请后活动）等。接待人员要与拟安排的食宿酒店联系预定。 接待日程的制定由接待方负责，但需要宾主双方先期有所沟通，来宾如能提供来访计划，例如，来访目的、大体行程、具体要求等，在力所能及的情况下，接待方在日程安排中应尽可能兼顾或满足来宾的特殊要求。 在一般情况下，接待日程的具体安排应完整周到，疏密有致，时间安排应适当留有余地。 2、接待规格。指接待工作的具体标准。要依据来宾带队人员身份的高低，确定接待规模的大小和接待规格的高低。 在具体运作上，可根据当地和各行自己的常规做法酌情确定。 3、陪同人员。真正做好接待工作，陪同人员的选择也很重要。陪同人员要与来访主宾客对等或者相近的规格，工作对口，了解来宾情况，最好能自始至终的全程陪同。人员确定后，要提前熟悉接待方案，做好各环节衔接。 4、接待费用。从总体上讲，接待工作应有大体的费用预算。在接待工作的具体开销上，应严格遵守上级有关部门的规定，坚决压缩一切不必要的接待开支，提倡少花钱，多办事。  某些需要接待对象负担费用的接待项目，或需要宾主双方共同负担费用的接待项目，接待方须先期告知接待对象，或与对方进行协商，不要单方面作主。  5、饮食住宿。制定接待方案时，对来宾的饮食住宿安排应高度重视。具体安排来宾食宿时，大致应注意三点：一是遵守有关接待标准，二是尊重来宾习俗，三是尽量为来宾提供方便。 6、交通工具。以方便来宾为出发点，对其往来、停留期间所使用的交通工具，接待方须予以必要的协助。需要接待方为来宾提供交通工具时，应尽可能满足；来宾自带交通工具时，则应为来宾车辆的停放、加油等事项提供便利。 （三）方案审批 工作人员拟订好接待方案后，要经办公室负责同志审核把关。接待方案一旦确定，应及时向来宾进行通报。 （四）组织实施（8方面的工作） 1、实施准备 接待方案经领导批准后，即正式定稿。客房、就餐酒店、会议室要在前期预定的基础上进行确认。上述事项落实后，要将来宾的行程安排、客人名单、所住房间号、就餐地点、时间、会谈时间、地点、参观考察等重要事项做成简明接待方案（俗称明白卡），目的是使来宾方和接待方清楚掌握在当地的行程安排、食住行等相关事项，便于接待活动的顺利进行。 2、迎接 了解清楚来宾的火车车次、航班及到达的准确时间后，应安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。迎接人员应准备好交通工具，并提前到达，恭候来宾的到来，引领来宾直达目的地。咱们主要是高速路口迎接。行车路线选择，尽量避开拥堵路段、不一定选择最近的，但是要选择最通畅的，最能展示城市风貌的线路。 3、住宿 住宿安排