1——3合同档案管理办法.docVIP

建设有限公司合同档案管理办法 第一条 为加强本公司的合同档案管理，配合合同管理制度的实施，有效地保护和利用合同档案，维护公司合法权益，特制订《厦门市宏伟建设集团有限公司合同档案管理办法》（以下简称《办法》）。 第二条 公司各员工均有保护合同档案的义务。 第三条 为确保合同档案安全和方便利用，应采用科学手段，进行电子化、网络化管理。 第四条 合同档案管理机制 （一）合同档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。 （二）合同档案管理工作由公司总经理统一领导，综合管理部负责接收、归档、保管，并监督、指导合同档案管理工作。 （三）公司专职法律顾问也应当保存一份完整的合同档案资料。第五条 合同档案管理范围 （一）公司对外签订的合同均属于本《办法》管理范围。 （二）每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。 第六条 立卷归档（一）合同档案的收集：由专门部门及专人负责收集、管理合同档案。 （二）归档时间：发生法律效力的合同档案，按工作阶段性进行归档： 1、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。 2、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。 3、合同一般性附件、合同签收记录、履行情况记录等在合同履行完毕后一个月内归档。 （三）归档要求 1、材料完整齐全。立卷时，要求将合同的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等统一立卷。 2、系统、条理、保持有机联系。合同分类准确、立卷合理。 3、公司合同实行统一编号，便于分类归档。 第七条 合同档案的管理 （一）归档办法 1、方法：以合同编号分类，并核定合同档案的机密程度，一份合同一卷，按时间顺序排列，卷内文件按主次关系排列，正件在前，附件在后。 2、步骤： 收集　　　整理　　　 分类 　　 立卷 （二）过程管理： 1、预立卷：综合管理部应及时做好日常的预立卷工作，将需归档的预立卷的文件整理好。合同档案管理人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。 2、保管：综合管理部应设立专用文件库保存合同档案。从合同档案的内容、时间、档案价值等方面，确定各类合同档案的保管期限，编制成表。 3、监督：公司领导应根据实际，进行定期或不定期的检查、监督合同档案的管理工作。 4、销毁：合同档案的销毁须办理销毁手续，按合同审批程序报批，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。 第八条 合同档案的调阅 （一）者因工作需要调阅合同档案，须填写“合同档案查阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、密级、查阅人等。依据查阅权限和档案密级，经合同档案管理负责人签批后方能查阅。 （二）任何人不得随意外借公司归档的合同文件材料，确因工作需要外带，须办理合同档案外借手续，应经主管领导批准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 第九条 责任 （一）相关单位未能按本办法第六条（一）、（二）、（三）规定，办理归档手续的，对直接责任人扣发1个月的奖金。 （二）借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3至12个月奖金的处罚。 第十条 附则 （一）本《办法》的解释、修正权归公司综合管理部。 （二）本《办法》自2006 年10月16日起实施。 建设有限公司 2006年10月16日