oa系统返管理制度(试行).docx

OA系统管理制度（试行）为加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，确保OA系统安全、畅通运行，特制定本制度。第一章 总则第一条 OA系统内容包括协同办公、表单应用、公文管理、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、会议等功能板块。旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范公文管理流程，提高办公效率。第二条 OA系统以事件为中心，从发文、办理、行文至办结，均需进入OA系统运转，运转过程中OA系统将对每一步操作自动留痕，作为管理资料备查，并对每步操作进行效能督查。第三条 OA系统设置阅读权限，未正式印发或办结的公文，只有参与流程的相关人员才有权限查阅。对已办结的文件，除涉密文件外，均公开发布供查阅。第四条 本办法适用于经批准使用OA系统的集团各公司及各使用人。第二章 系统管理第五条 OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时变更初始密码，新设置密码不得泄露给他人，由于密码泄露造成的一切后果由使用人全权负责。第六条 使用部门及人员在工作时间内应保持上午9：00-10：00，中午13：00-14：00和下午16：00-17：00三个时间段定时登录OA系统进行办公，保证及时动态接收、处置和办理文件。第七条 各公司负责人为本公司OA系统管理的第一责任人，办公室为本公司OA系统管理的执行部门。第八条 各公司办公室文员负责对日常公文流转的发布和归档。配合本公司高管人员使用OA系统进行业务批办。第三章 OA系统运转流程及规定第九条 集团公司发布的发文应及时转为各公司的收文，通过OA系统进行流转，并存储电子版。第十条 各公司所有收文必须按文件的的文头、文号等相关格式在OA系统上登记并由收文公司办公室进行批办。第十一条 批办的文件依批示意见经公司领导审阅后，按照流程规定逐级阅示、办理。第十二条 结束办理流程的公文必须及时由各公司办公室做好系统归档管理，并打印领导批示后由办公室文档管理员进行打印、分发、存档。第十三条 通知、公告由拟稿部门经审批通过后统一交由办公室在OA系统上发布。第十四条 协同管理一、除正式公文以外的工作安排、交流、资料传递、信息报送等均可通过协同方式进行传输。二、对于设定了期限的重要协同工作，接收单位应于期限内给予响应，如未按要求及时收文，所造成的后果由接收单位自行负责。第十五条 公告通知模块发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA 系统所有用户。发布的审批由公司办公室审核并负责发布。 第十六条 信息发布专栏模块发布各单位相关信息到OA系统的所有用户。信息内容必须经各单位负责人或指定负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布。审批过程可使用工作流程。第十七条 通知模块发布与 OA 系统有关的信息到所有用户。信息内容经各单位负责人或指定负责人审核后，由各单位OA管理员负责发布。审批过程可使用工作流程。第十八条 各单位在OA系统中向本单位发布的信息，交本单位领导审核。各单位负责人对本单位在OA系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。第四章 用户权限第十九条 系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。第二十条 用户主要权限如下一、普通员工1、在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导。2、可使用点对点流程向直接领导汇报、请示工作。3、可监控、查询自己参与公文的办理情况。4、可进行电子公文的校对。5、接收需要本人待阅的文件，查询本人已阅公文的情况。6、对自己所需的公文申请借阅。7、公共信息查询。二、部门管理员1、在系统中具有普通员工的所有权限。2、本部门发文、制定协同审批流程。3、收文处理过程中，接收部门领导批示的公文，或是其他部门转发的文件。三、部门经理1、在系统中具有普通员工的所有权限。2、在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送部门总监会签、审批。3、收文处理过程中，接收领导批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理。四、部门总监1、在系统中具有普通员工的所有权限。2、在公司发文中，接收本部门拟稿的公文审核，审核完毕后，返拟稿人或者送公司领导审阅。3、收文处理过程中，接收公司领导批示需主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。五、公司领导1、在系统中具有普通员工的所有权限。2、公司发文中，负责对公司发文的审批签发。3、收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。六、办公室文员/秘书1、在系统中具有普通员工的所有权限。2、负责呈送公司领导签批文件的督办。3、接收发给本公司的公文，拟办后传送给办公室主任。4、根据公司领导批示传送相关部门或人员办理。5、负责将办毕公文即时归档。6、负责公司收文办理的跟踪管理工作。7、在公司发文中，接收公司领导签发的文