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项目3：留连戏蝶时时舞——公关活动组织 今天真正的统治者是那些能够制造大众认同的“舆论工程师”。 ——（美）爱德华?伯内斯 一旦问题被确认并且提出解决的方案之后，则下面的问题就是行动和传播。 ——（美）斯各特?卡特利普 任务9：组织专题会议 任务10：组织庆典活动 任务11：组织展览活动 任务12：组织赞助活动 任务13：组织参观活动 任务9：组织专题会议 案例导入 任务分析 实训设计 课后练习 案例导入 供应商大会 某超级市场有限公司因迅速扩张造成资金链的高度紧张，导致供应商货款不能及时支付，供应商为了不承担更多的压力，纷纷开始停止供货，导致超市各大卖场出现断货现象，为了扭转这种恶性循环状况，该企业决定召开一次大规模的供应商大会，让更多的供应商对企业的发展坚定信念，告知企业的现状只是暂时的，让供应商和企业一起发展成长。 会议的细节成为塑造新形象的关键，有鉴于此，该企业公关部制定了细致周密的会议组织方案，并取得了圆满的成功！ 供应商大会后，大量货物又源源不断地陈列在这家企业的各大卖场！ 任务分析 所谓会议，亦称聚会，是指将人们组织起来，在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。会议的组织是一个相对烦琐的工作，特别是大型会议的组织，更加不易。一件小事做不好，也会引起参会者的不满和各种连锁反应，因此，需要会议公关人员在会前做好充足准备，会中以及会后的各项服务工作要做到责任到人，团结协作、统筹兼顾，综合协调。 出席会议与组织会议是完全不同的两码事，会议开得是否成功，不仅取决于与会人员的态度与智慧，更取决于会议组织工作。会议组织得法，可以使组织与内外公众很好的沟通，并在与公众接触中树立良好的组织形象。 通过会议组织的学习，使学生能够掌握会议组织的程序及注意事项，并能够积极配合其它组织者，共同搞好会议组织工作；能对会议实施有效指挥和控制，提高会务服务的能力。 实训设计 会议组织与服务训练 实训目的：通过训练，掌握会议签到的内容，掌握签到表的制作，签到服务礼仪的要求，以及到会人员的人数统计工作、会议组织控制、会务服务与材料整理等工作。 实训课时：3课时。 实训地点：实训室。 实训方式：以班级为单位，举行一次“外经贸会议”；设置情景要求标准会议室，签到台，设定上级领导或院方领导、来宾若干人；安排签到人员、礼仪服务人员、会议记录员若干人；以宿舍为单位分组进行。 实训步骤： 1．会前布置。签到表、座位牌的制作；签到台、座位牌的放置；会场环境布置等。 2．签到、引导会议座次。签到人员、礼仪服务人员确定，表演准确地引导签到和座次，要求语言表达、礼仪规范；与会人员进入会场在引导下签到、就座。 3．统计到会人数。签到人员统计到会人数、报告主席。 4．会议组织控制。会议主持人确定，表演要求：语言表达、应变协调等；小组发言人角色扮演；自由发言。 5．会务服务与材料整理。资料发放规范训练：方位、顺序、姿势、用语等；茶水服务，礼仪训练；会议记录：除会务服务组人员和主持人外，原则上每位学生均作记录；摄影等。 实训考核：包括学生结果性材料与成绩考核（交会议签到表一份，占30%；会议人数统计表一份，占10%；交会议记录一份，占10%；过程表现，占50%。) 相关知识要点 一、会前准备工作 二、专题会议会中工作 三、专题会议会后工作 一、会前准备工作 以中型、大型的会议来说，会前准备工作要有以下几个方面： （一）制定会议预案 （二）确定会议议题、拟定议程和日程 （三）确定与会人员 （四）会务分工 （五）会议通知的拟写和发送 （六）制发会议证件与编排分组 （七）会场选定与布置 （八）准备会议所需用品和设备 二、专题会议会中工作 （一）会议的接站和报到工作 接站报到工作的主要步骤如下： 1．要有统一的指挥调度系统 2．要备有足够的车辆和接站人员 3．在车站、机场设置接待站 4．发放文件袋 （二）会议的签到和座位引导工作 公关人员应热情地迎接与会人员，并引导与会者及时签到，尽快就座。 1．会议的签到 2．让与会者就坐 3．提前到岗、热情迎接 （三）会议记录工作 1．会议记录的准备工作 2．会议记录的内容 3．会议记录的方法 （四）会议期间信息沟通 1．做好会议期间的信息收集、传递、反馈工作 2．做好会议期间的对外宣传工作 （五）会议值班、保卫工作